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Institucional

BPMS – A evolução do Workflow

04/09/2018

Fluxos de trabalho com aplicações próprias e utilitárias são os preferidos pelas empresas para otimizarem suas rotinas e isso vai além do workflow

 

Ao falarmos sobre tecnologia para otimização de fluxos, automação e aumento da produtividade nas empresas é comum surgir a dúvida: quais as diferenças entre Workflow e BPMS? Na realidade, o Business Process Management é uma derivação do conceito de workflow que, além de possibilitar uma visão geral de um processo, busca constantemente avaliar alterações e melhorias nos diferentes aspectos referentes a ele.

Mais estruturado, o BPMS integra diversos workflows e ferramentas de automação. Ou seja, para a análise de processos interligados, o BPMS apresenta-se como uma solução mais eficiente.

Para entender melhor as diferenças e correlações entre as duas tecnologias, confira a seguir um trecho do artigo “Workflow versus BPMS”, do professor Tadeu Cruz, gentilmente cedido para o nosso blog:

“Business Process Management Systems é um software ou uma classe de software (utilitário, suíte, ferramenta, qualquer tradução que você queira) ainda muito vivo, útil e utilizado pelos quatro cantos do mundo empresarial.

Só para termos uma ideia resumida, mais de sete mil clientes utilizam bpm^online, que vão de conhecidas organizações como OKI, Heinz, L´óreal, Virgin, ABB, Pepsico, a pouco conhecidas como Vivino, Namu e Swan Partners.

No passado um parente do BPMS prometia as mesmas funcionalidades e facilidades, mas embora tenha sido muito bem recebido, foi muito mal aceito, mal implantado e rapidamente caiu em desgraça por uma série de circunstâncias: o Workflow.

Muitas organizações “compraram” Workflow desconhecendo as reais vantagens e desafios existentes na adoção de uma tecnologia que as obrigaria a se organizarem e a manterem-se organizadas, por meio da análise, melhoria e organização de processos de negócio. Ter que fazer constantemente análise, mapeamento e melhoria de processos de negócio para atualizar o software tornou a implantação e manutenção do Workflow onerosa. A maioria das organizações estudadas, que abandonaram o Workflow, o fizeram pelo fato de terem que realizar análise a modelagem de processos de negócio permanentemente. Isto é, os responsáveis por estas organizações não contavam com a necessidade de manterem uma equipe de análise e modelagem de processos de negócio nos seus quadros.

Várias organizações esperavam mais do software de Workflow adquirido do que qualquer um deles poderia proporcionar. Expectativas como auto-organização dos processos, prazos de implantação curtos e facilidade para manter as definições atualizadas então entre estas expectativas não-realistas, em grande parte criadas por promessas daqueles que vendiam Workflow.

Também foi possível inferir que o resultado do trabalho de análise e modelagem de processos de negócio, em grande número das organizações entrevistadas, não propiciou dados e informações suficientes para que o software de Workflow fosse programado com fidelidade ao ambiente automatizado.

Embora pareça ser algo rotineiro, ou pelo menos deveria sê-lo, a atualização de qualquer software é sempre uma atividade de alto risco. Nas atualizações de softwares de Workflow o risco de pararmos toda uma organização é exponencialmente maior.

 Dado ao exposto acima, o Workflow vendeu pouco, muito pouco a nível mundial.

Foi aí que, como sempre, a indústria de TI resolveu reinventar o software e chamou-o de BPMS, Business Process Management System, adicionando ao velho, bom e querido Workflow novas funcionalidades.

Entretanto, ainda assim as vendas continuaram baixas para o potencial de vendas estimado. Foi então que surgiram as aplicações de BPMS e as vendas começaram a deslanchar. Não que no passado os fabricantes de Workflow não tivessem tentado vender aplicações prontas com os seus softwares, eles o fizeram, mas estamos falando de 20, 25 anos atrás, as organizações não estavam prontas nem para aplicações de Workflow e nem, muito menos, para Workflow puro.

Hoje muitos softwares de BPMS são vendidos por meio das aplicações desenvolvidas neles.

É o caso do bpm^online. Este software teve grande aceitação porque vende na verdade um conjunto de aplicações prontas no seu BPMS. Ele tem aplicações prontas para Marketing, incluindo CRM, Vendas, entre outras.

Esta tendência é um bom sinal, mesmo porque qualquer tecnologia só se realiza no ambiente organizacional quando passa a ter utilidade.

Tecnologia utilitária é a que se contrapõe à tecnologia de lazer. Uma, a utilitária, serve para a área empresarial; enquanto a outra, a de lazer, pode ser encontrada em qualquer parte e serve para divertir. Assim sendo, quando softwares de BPM são vendidos já contendo uma ou várias aplicações, a tecnologia passa a ser utilizada sem percalços significativos e quase que imediatamente.

 Mas, mesmo com aplicações já desenvolvidas, tais softwares, para serem implantados, não prescindem de um bom mapeamento, análise e modelagem de processos de negócio, pois a essência do BPMS continua sendo o Workflow, e é para o “motor” do mesmo que será necessário “dizer” como, quando, onde, e com quem o processo de negócio processará cada ocorrência.”

 

(Clique aqui e leia o artigo na íntegra)

 

Sobre o autor: Tadeu Cruz é professor mestre em Engenharia de Produção, autor de dezenas de livros de tecnologia da informação e criador da metodologia DOMP™ para mapeamento, análise, modelagem, implantação e gerenciamento de processos de negócios.