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Institucional

Gestão de documentos em nuvem: A base para a transformação digital

21/09/2018

O gerenciamento eletrônico de documentos é o primeiro passo para as empresas que buscam modernizar seus processos, 
mas seria essa iniciativa o suficiente?

 

A cada dia mais empresas buscam utilizar sistemas tecnológicos em seus negócios a fim de expandir sua carteira de clientes ou portfólio de produtos e serviços.

A difusão do uso de smartphones entre os consumidores, bem como o acesso facilitado a esses aparelhos, acelerou o processo de revolução digital nas empresas e os conceitos de inteligência artificial, big data e internet das coisas, antes distantes da realidade, tornam-se tendências cada dia mais palpáveis às organizações.

Buscando mais segurança e controle das informações, a digitalização e organização de documentos é uma das primeiras providências para a inserção de uma companhia no meio digital. Tal necessidade se dá pelo fato de que o excesso de papel, além de representar despesa de recursos em armazenamento, também gera perda de eficiência, visto que a pesquisa e tramitação de documentos físicos é uma atividade de alto custo operacional.

No artigo “A transformação digital sustentada pela transformação na gestão documental”, originalmente publicado na edição 72 da revista Information Management, Wilton Tamane, diretor da ABEINFO explica a importância dos documentos nas empresas,  “são evidências importantes para auditorias, relatórios de conformidade, processos jurídicos e base de conhecimento.” e,  por isso, todo o processo de revolução digital deve ser planejado de forma a preservar informações estratégicas pertinentes.

A escolha de uma ferramenta adequada para a digitalização, organização, armazenamento e pesquisa de documentos, conforme explica Tamane, deve responder a importantes questões:

– seus documentos estão seguros e íntegros?

– são confiáveis e autênticos?

– refletem a veracidade dos fatos?

– foram produzidos por profissionais capacitados e a partir de dados e informações confiáveis e verdadeiras?

– estão em conformidade com as normas e procedimentos?

– tem seu versionamento controlado, tem seu acesso monitorado e seguro?

– está devidamente organizado?

Vale ressaltar que a documentação da empresa que deve ser preservada é toda aquela que conta histórias sobre os departamentos e públicos com ela relacionados. Os arquivos a serem guardados servem “para conhecer melhor clientes, fornecedores e colaboradores através de contratos, prontuários, histórico de transações, relatórios, laudos, pareceres, formulários e dossiês”.

E, indo além da guarda dos documentos eletrônicos, é essencial que as empresas que pretendem migrar para o mundo digital se lembrem que atendimento automatizado auxilia na experiência do cliente e, assim, Tamane ilustra em seu artigo o cenário no qual o cliente de um banco digital: “um cliente solicita um serviço via aplicativo, envia dados, fotos e documentos, tudo em formato digital. A empresa recepciona, registra um protocolo e insere esta demanda numa esteira de atendimento. E partir deste ponto, todo o processo passa a ser analógico ou no máximo baseado em e-mails”.

Parece perfeito? Seria, se a Tecnologia da Informação não oferecesse opções muito mais avançadas para a otimização de fluxos. Ou, nas palavras do especialista: “De que vale um front office digital se temos um back office analógico?”.

A Osas conta com soluções para as diferentes etapas do ciclo de vida das informações dentro das organizações, uma revolução digital verdadeiramente acessível para todos!

 

Leia na íntegra o artigo de Wilton Tamane: “A transformação digital sustentada pela transformação na gestão documental” – Clique aqui

Sobre o autor: Wilton Tamane é consultor e especialista em sistemas de Digitalização de Documentos desde 1992, atuando em renomadas empresas e participando ativamente de vários congressos e feiras nacionais e internacionais. Palestrante e instrutor, é integrante do Conselho Editorial do Instituto Information Management desde 2007 e Diretor da ABEINFO.