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Institucional

Aprenda a tornar seu RH mais eficiente com automatização de processos

17/04/2020

O isolamento social evidencia a necessidade de uma revolução digital em todas as áreas das empresas, mas do departamento de Recursos Humanos a urgência é ainda maior

 

Já completamos mais de um mês de isolamento social e temos acompanhado notícias de diferentes ações corporativas motivadas pelo cenário econômico atual: desde doações milionárias realizadas por grandes empresas para ajudar no combate e prevenção ao vírus às demissões em massa que atingiram aquelas que não suportaram o impacto da pandemia, totalmente inesperada.

A boa notícia aos que se encontram disponíveis ao mercado de trabalho, é que, embora a crise mundial, muitas empresas seguem com processos seletivos abertos. Algumas, inclusive, adaptaram completamente suas ações de integração para que os recém contratados, mesmo em home office, pudessem se sentir verdadeiramente bem recebidos, com o perdão do trocadilho, em seu novo lar.

É estranho pensar em recursos humanos e departamento pessoal de uma forma digital, não é mesmo? Humano nos traz a ideia de olho no olho e, independente do segmento, provavelmente essas foram áreas que não pararam nas empresas: é preciso pagar os benefícios, dar andamento aos processos seletivos mesmo que algumas vagas estejam congeladas no momento, e, infelizmente, também é lidar com os trâmites necessários nos casos de desligamentos

 

E aí fica a pergunta: como está sendo o trabalho do seu RH nesse período de pandemia

 

Quando falamos do departamento de recursos humanos, um dos primeiros pontos que precisamos ressaltar é a necessidade de guarda da documentação passível de inspeção, a qual deve permanecer no “local de trabalho” conforme evidenciado no Decreto-Lei 229, de 1967 e sabemos que este é um departamento da empresa que acumula uma grande quantidade de cópias de documentos, comprovantes, solicitações, atestados, entre outros tantos papéis de extrema importância para a empresa.

A guarda física de todos esses itens requer um amplo espaço de armazenamento, além de muita atenção e cuidado para que as condições climáticas, por exemplo, não venham a deteriorar o documento em questão. A organização é essencial, visto que buscar uma simples informação pode levar horas de consultas em diferentes pastas e folhas com textos apagados pela ação do tempo.

Desse modo, a digitalização de arquivos e sua guarda e organização em uma plataforma com controle de acessos e opção de pesquisa de conteúdos é essencial para garantir maior produtividade da equipe e eficiência no cumprimento de prazos legais, facilitando a atuação do contencioso trabalhista.

E a otimização de processos ainda vai além dessa questão!

Criando prontuários eletrônicos com todos os dados e documentos referentes a cada um dos colaboradores da empresa é muito mais fácil fazer a gestão dos pagamento de benefícios e reembolsos, controle de afastamentos, datas limites de agendamentos de férias.

Indo além, com a possibilidade de integração de assinatura digital, é possível realizar praticamente todos os procedimentos da área através de workflow de documentos e interação entre funcionários e chefias, RH e demais departamentos da empresa, tudo em uma única ferramenta: contratos, pedidos, autorizações são todos assinados digitalmente; as áreas contam com um painel de gestão onde, automaticamente, um check-list de cada etapa necessária demonstra quais os processos estão pendentes ou necessitam de revisão e é possível ver claramente onde estão ficando paradas as demandas, bem como o tempo de conclusão de cada etapa.

Livres de tarefas manuais e burocráticas, gestores de RH podem, de fato, exercer seu papel de desenvolvimento do colaborador e apresentações soluções assertivas à diretoria, visto que, com análise detalhada do trâmite de documentos e ações tomadas em cada área é possível tomar decisões como: treinamentos de equipe, necessidade de contratação de novos recursos e/ou realização da revisão dos processos internos de forma a torna-los menos burocráticos.

Da mesma forma, processos de seleção, admissão e desligamento de funcionários ou mesmo prestadores de serviços, também podem ser otimizados em plataformas de workflow eletrônico: desde a solicitação de abertura de vaga, ao agendamento de entrevistas, check-list de documentação para contratação, avaliações do período de experiência, formulários de desligamento… Tudo pode ser integrado entre as diferentes áreas da empresa possibilitando ganhos em eficiência e uma excelente experiência dos próprios colaboradores.

 

Sobre o autor: Karla Ikeda, publicitária, especialista em branding e marketing de serviços, responsável pela gestão de comunicação da Osas e Grupo Emepar e autora publicada com livro de gerenciamento de carreiras artísticas.