Blog

Reúne conteúdos de especialistas da área de tecnologia, contando ainda com publicações próprias e informações atuais sobre a Transformação Digital nas organizações.

Institucional

A sua empresa está preparada para o cenário digital?

30/03/2020

O trabalho remoto já é realidade em grandes organizações e, cada dia mais, gestores procuram meios de se adaptarem a essa situação

 

Estamos vivendo um momento atípico e totalmente inesperado na nossa sociedade: a pandemia de Covid-19, com seu alto índice de contágio e falta de estrutura dos hospitais públicos e particulares para conter e tratar a extrema demanda de pacientes, levou países inteiros ao isolamento social.

Fecharam-se shoppings, praias e parques; restaurantes e lojas voltaram seus negócios ao delivery e e-commerce e áreas administrativas de empresas de diferentes segmentos estão permitindo o home office aos seus colaboradores.

A prática do trabalho remoto não é novidade no mercado. Há empresas que já o adotam há anos e o benefício é visto com bons olhos àqueles que buscam uma recolocação profissional.

Acontece que quarentena a que o país está sendo submetida obrigou as empresas a aderirem ao regime forçadamente, evidenciando o despreparo de muitas delas para o cenário digital.

A transformação digital se impôs diante do cenário de isolamento e, quem não estava pronto, precisou se adaptar às pressas: empresas de outsourcing lucraram com aumento do número de locação de notebooks para viabilizar o home office e diferentes sistemas de videoconferências abriram seus sinais para auxiliarem as empresas e até mesmo instituições de ensino, religiosas ou apenas grupos de amigos, a diminuir a distância através de reuniões online.

 

Por que sua empresa ainda não se adaptou ao trabalho remoto?

 

Uma das principais motivações para que os empresários não implementem o home office aos seus colaboradores é a falta de controle da produtividade das equipes. Em uma visão arcaica, acredita-se que, em casa, o funcionário não irá trabalhar tanto quanto presente no escritório 8h por dia.

É verdade que há quem possa distrair-se em sua jornada e não apresentar resultados, mas isso pode acontecer até mesmo com o seu funcionário ali todo dia, das 9h às 18h, sentado na sua estação de trabalho.

Controle de produtividade vai além de controle de ponto! Através de sistemas tecnológicos é possível verificar as entregas de cada área, verificando os pontos de gargalo por departamento ou, até mesmo, por funcionário.

Veja por exemplo o caso da empresa Luxottica: com a utilização da plataforma VMX360, os clientes da marca fazem as solicitações de manutenções e troca de produtos na garantia e, cada chamado, é distribuído automaticamente em uma fila de atendimento interna.

Cada etapa é parametrizada no sistema com um SLO e SLA de atendimento, assim é fácil para os gestores de cada área onde está “parado” o atendimento, bem como acompanhar todo o histórico (informações inseridas pelo cliente ou acordadas entre as áreas e imputadas nos sistemas).

Há mais de 5 anos em funcionamento, o projeto rendeu prêmios de atendimento para a Luxottica, que, não só otimizou seus processos internos, como ofereceu um diferencial de serviço aos seus clientes.

 

E quanto aos documentos aos quais preciso ter acesso diariamente?

 

Outra dificuldade que as empresas enfrentam quando o assunto é transformação digital diz respeito aos documentos físicos que precisam consultar e tramitar diariamente. Embora muitas equipes de infraestrutura já tenham implementado nas empresas redes locais e de VPN para tramitação de arquivos internamente à corporação o fato é que ainda existem algumas limitações.

Por outro lado, quando a empresa investe em armazenamento do documentos em nuvem, o acesso aos documentos, via login e senha e com permissões específicas determinadas por gestores, é possível através de qualquer aparelho com acesso à internet.

A importância da digitalização de documentos é tamanha que, no setor educacional, um decreto de 2017 já passou a exigir toda conversão do acervo acadêmico em formato digital e a tendência é que, cada dia mais, haja uma diminuição na quantidade de tramitação de papel a crescente adoção da gestão de documentos em nuvem.

Com a adoção de sistemas robustos, como os desenvolvidos pela Osas, os benefícios vão além da simples guarda de documentação e permitem maiores ganhos em gestão, tais como:

– Indexação automática de conteúdos de imagens via OCR, evitando falhas humanas de digitação no preenchimento de formulários

– Controles de acesso à conteúdos e versionamento de documentos, com informações precisas dos usuários responsáveis por cada etapa de atendimento

– Sistemas automatizados para reconhecimento biométrico e facial e validação de dados cadastrais, permitindo maior segurança em transações online e/ou abertura de contas digitais em instituições bancárias ou órgãos governamentais

– Gráficos e relatórios com status de documentação em workflow digital, permitindo o acompanhamento de todo o ciclo do documento: da entrada no sistema à finalização de atendimento

 

E então. Qual será sua próxima desculpa para não adequar sua empresa para o cenário digital?

 

Sobre o autor: Karla Ikeda, publicitária, especialista em branding e marketing de serviços, responsável pela gestão de comunicação da Osas e Grupo Emepar e autora publicada com livro de gerenciamento de carreiras artísticas.