Como adotar a cultura paperless na sua empresa
Muito se tem falado a respeito da cultura paperless, especialmente nos dias atuais, onde presenciamos sérios problemas ecológicos, causando grandes prejuízos ao meio ambiente.
A produção de papel é um deles, pois florestas nativas são derrubadas para que árvores que servem como matéria-prima para esse material sejam plantadas.
Essa ação destrói ecossistemas e causa grande impacto na natureza.
Para se ter ideia, segundo a organização Two Sides, as florestas cobrem 31% do total da Terra, contendo a maior biodiversidade terrestre do planeta, onde vivem:
- 80% dos anfíbios,
- 75% das aves,
- 68% dos mamíferos.
Diante dessa realidade, é muito importante que as empresas pensem a respeito da adoção da cultura paperless, porque é preciso ações imediatas que venham a melhorar as condições de sustentabilidade do planeta. Continue lendo nosso post e confira detalhes!
O que significa o termo paperless?
Antes de apresentarmos mais detalhes a respeito, é importante conhecermos o que significa o termo paperless.
Paperless é a expressão inglesa para “sem papel”, ou seja, a adoção de práticas empresariais, corporativas e institucionais que eliminam a impressão e o uso desse material no dia a dia das operações, substituindo-o pela tecnologia digital.
Talvez você não saiba, mas o papel não é a fonte do desmatamento das florestas naturais, pois, no Brasil, toda a matéria-prima é obtida em reflorestamento e através da reciclagem.
No entanto, existem dois problemas que merecem atenção e que acabam causando grandes prejuízos à natureza.
O primeiro deles, como já mencionado, diz respeito à conversão das florestas naturais em plantações voltadas a produzir matéria-prima para a indústria papeleira.
Outro sério problema é que, para se produzir 1 quilo de papel, são necessários 540 litros de água, ou seja, um problema bastante sério que pode ser evitado a partir da adoção da cultura paperless.
As vantagens de ser uma empresa com cultura paperless
Diante desses números, não há como desconsiderar a importância da adoção da cultura paperless em sua empresa ou instituição, no entanto, existem ainda outros motivos que colaboram para isso.
O primeiro deles diz respeito ao aumento da performance da equipe, uma vez que os papéis tomam espaço, precisam ser arquivados de maneira organizada para serem guardados e quando necessários tomam bastante tempo para serem localizados.
O mesmo não acontece com os arquivos digitais, que podem ser armazenados na nuvem e estão à disposição na velocidade de um clique.
A redução de custos é outro fator fundamental para a adoção dessa cultura, pois o não uso do papel traz economia na aquisição do próprio material, além de:
- impressoras,
- cartuchos de tintas,
- pastas e arquivos de armazenamento,
- disponibilidade de espaço físico.
Por fim, a digitalização de documentos trás segurança a seus processos burocráticos, já que o papel é vulnerável a ação do tempo e pode ser perdido ou danificado.
Além disso, eventos, como incêndios, inundações e outras anomalias, não afetam documentos digitais salvos na nuvem e em poderosos data centers que são a prova de catástrofes.
Como se tornar uma empresa sem papel?
A melhor maneira de tornar uma empresa sem papel é contar com soluções que possibilitem essa realidade.
É o caso de adotar a Ellos SCAN, uma poderosa ferramenta que possibilita com grande qualidade a:
- digitalização inteligente,
- indexação automática,
- preservação de documentos.
O uso da solução permite que conteúdos de imagens sejam reconhecidos e extraídos, documentos sejam digitalizados com alta qualidade, podendo ser gerados arquivos com formatos variados para a guarda e preservação eletrônica.
Outro ponto fundamental que merece destaque é que todos os documentos gerados através da plataforma Ellos SCAN possuem validade legal.
Para conhecer mais a respeito da solução, vale a pena acessar o site da OSAS e obter detalhes do que podemos fazer para que sua empresa ou instituição adote a cultura paperless e venha a colaborar com um mundo melhor!
(Imagens: divulgação)
