Como o workflow desburocratiza os serviços dos órgãos públicos?
A palavra inglesa workflow tem como significado fluxo de trabalho.
Trata-se, portanto, de uma estratégia que organiza e desburocratiza os diversos serviços que fazem parte do dia a dia dos órgãos públicos.
Através dessa ferramenta, define-se o fluxo de trabalho que um processo precisa sofrer para que os resultados atinjam seus objetivos e a gestão pública possa ser realizada com:
- eficiência,
- transparência,
- rapidez,
- qualidade.
Neste post, apresentaremos 5 motivos para que os órgãos públicos adotem o workflow como uma ferramenta de apoio à gestão, agilizando e desburocratizando os processos que envolvem o dia a dia das atividades. Continue lendo e conheça detalhes a respeito!
5 motivos para órgãos públicos utilizarem o workflow em seus processos
Antes de apresentarmos os 5 motivos para que os órgãos públicos adotem o workflow como ferramenta de apoio, é preciso entender o que faz esse sistema.
É uma solução digital que possibilita a criação e acompanhamento do fluxo dos processos de todas as tarefas de uma organização pública.
Isso significa monitorar e acompanhar as atividades e tarefas do processo desde o seu início, passando por todos os setores envolvidos e culminando com o resultado que precisa ser repassado ao solicitante ou que conclua a atividade interna de uma operação.
Como exemplo, qual é o processo necessário que envolve todos os setores responsáveis para que se possa dar um retorno a um cidadão que solicita uma isenção do IPTU?
De uma maneira simplificada, esse processo envolve:
- entrada da solicitação no guichê ou via portal da Prefeitura,
- remessa da solicitação para o departamento de arrecadação,
- verificação do pedido e se o requisitante atende o que determina a legislação,
- providências internas para atender a solicitação em caso de diferimento,
- elaboração de documento apresentando os motivos que fizeram o processo ser indeferido,
- retorno a área de atendimento com a definição do processo,
- comunicação ao cidadão do resultado da sua solicitação,
- encerramento do processo.
O workflow acompanha todas essas atividades, controlando e garantindo que cada tarefa será realizada conforme as definições e regras estabelecidas para o caso, portanto, oferece os seguintes benefícios:
Integra sistemas, setores e secretarias
Todos os sistemas e setores envolvidos na tarefa trabalham de forma integrada, onde o sistema de workflow providencia a entrada das informações, controla as tarefas a serem realizadas e avisa caso algum processo não tenha sido devidamente executado.
Organiza e automatiza o fluxo de processos administrativos
Através do workflow, o processo segue um fluxo previamente definido, portanto, não há como ser esquecido ou postergado.
Além disso, qualquer inconsistência nas informações são apontadas pelo próprio sistema, não possibilitando que dados sejam trocados ou não repassados.
Melhora a comunicação interna e externa
A partir do registro de todas as atividades, não existem mais dúvidas ou desentendimentos, uma vez que todo o processo é monitorado e a comunicação entre servidores e os diversos setores ocorrem através do próprio sistema, se assim for desejado.
Também observa-se uma melhora significativa na interação com o cidadão, fornecedores, prestadores de serviços e todo aquele que necessita se relacionar com o órgão público.
Diminui erros
Em função do monitoramento e da automação dos processos, a diminuição de erros é notória, pois o próprio sistema aponta possíveis problemas e eventuais esquecimentos nas tarefas a serem realizadas, avisando os usuários a respeito de situações que não estão segundo as ações e o fluxo previamente definido.
Reduz custos para a gestão
Por fim, observa-se uma grande redução de custos para a gestão, pois se elimina o conhecido retrabalho e evitam-se desentendimentos e a burocracia, bastante comum em muitas atividades.
As tarefas são realizadas uma única vez e de acordo com aquilo que foi previamente estabelecido, portanto, garante-se qualidade e previnem-se custos que precisarão ser absorvidos no caso de erros e enganos.
Definitivamente, o workflow é um grande aliado na gestão da administração pública e precisa ser conhecido pela sua instituição.
Para isso, vale a pena conhecer a solução do Portal de Serviços que a OSAS oferece ao mercado. Acesse nosso site e confira o que podemos fazer pela gestão da sua organização!
(Imagens: divulgação)
