Passo a passo para criar um fluxograma de processos

O fluxograma de processos nada mais é do que um desenho que utiliza símbolos e que representa de forma simples e fácil quais as tarefas precisam ser realizadas para que se obtenha êxito e os objetivos propostos sejam atingidos.

Para isso foram criados símbolos específicos que representam ações a serem tomadas, como, por exemplo:

• início e fim de um processo,
• ações,
• decisões a serem tomadas,
• documentos a serem gerados,
• subprocessos, etc.

De acordo com Steve Jobs, empresário e fundador da Apple:

“Você não pode impor a produtividade, mas sim fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor.”

O fluxograma de processos é uma excelente ferramenta para apoiar as atividades de qualquer organização, portanto, continue lendo nosso post e conheça detalhes a esse respeito!

Por que é importante criar um fluxograma de processos?

O desenvolvimento do fluxograma de processos é uma maneira inteligente de apresentar aos colaboradores como funciona o fluxo dos trabalhos, apontando:

• como um processo se inicia,
• quais as ações a serem tomadas,
• o que fazer diante de decisões que precisam ser tomadas,
• para onde encaminhar o processo após o desenvolvimento das tarefas.

Através dessas definições e de sua representação em um formato compreensível e de fácil identificação, torna-se possível:

• criar um padrão no desenvolvimento das atividades,
• diminuir os atrasos e retrabalhos,
• ganhar em produtividade,
• conhecer os objetivos a serem alcançados,
• ter clareza sobre o papel de cada um no desenvolvimento das tarefas.

3 passos para criar um fluxograma de processos

Para criar um fluxograma de processos, é necessário saber exatamente o que precisa ser feito para que determinada ação possa alcançar o resultado desejado.

Para isso, é preciso conhecer os objetivos, dificuldades, dúvidas comuns e as melhores práticas a serem desenvolvidas para que o processo ocorra com rapidez, qualidade e sem erros, portanto, será necessário que:

Identifique as etapas do processo e estabeleça relações entre elas

Todo processo possui etapas, ou seja, diversas ações que precisam ser realizadas para que os objetivos sejam alcançados.

Como exemplo, quando ocorre a entrada de um pedido em uma empresa, diversas etapas acontecem para que o cliente seja atendido:

• verificação dos dados cadastrais,
• avaliação de crédito,
• verificação da disponibilidade dos produtos solicitados,
• emissão da nota fiscal,
• separação do pedido,
• transporte da mercadoria para o destinatário.

Essas etapas precisam seguir uma sequência lógica, onde devem ser localizados pontos que podem inviabilizar o atendimento, portanto, o responsável pela ação precisa saber o que fazer e como proceder nessas situações.

Elabore tarefas para cada etapa e adicione marcadores especiais

É importante perceber que para cada etapa existem tarefas a serem realizadas, onde, em alguns casos, mais de um colaborador será envolvido.

Faz-se necessário que fique claro, através de marcadores especiais, quando o processo sai da alçada de determinado setor ou colaborador e precisa ser encaminhado para outra pessoa.

Isso significa que muitos profissionais estarão envolvidos nas atividades para que o pedido seja atendido, cada qual com decisões a serem tomadas e responsabilidades para que o processo possa fluir.

Determine qual será o fluxo do diagrama conforme os passos

Por fim, após definir todas as tarefas que fazem parte de um processo e todos os profissionais envolvidos nessas atividades, é necessário determinar qual será o fluxo das operações, ou seja, qual a ordem das atividades a serem executadas.

A partir daí, é possível “desenhar” o fluxograma de processos, quando será apresentado:

• como um processo se inicia,
• o que precisa ser feito,
• em qual momento,
• decisões a serem tomadas,
• qual o próximo passo,
• encerramento.

A partir do desenvolvimento desse documento e com o apoio de uma boa solução de workflow, todas as tarefas passam a ser realizadas com rapidez, qualidade e segurança.

Os resultados observados dizem respeito à organização das atividades, definição das responsabilidades e, especialmente, satisfação dos usuários que aguardam o retorno de suas solicitações.

Agora que você conhece mais sobre esse assunto, leia também nosso post que apresenta BPM e BPMS: qual a relação com a gestão de processos?

(Imagens: divulgação)