Documento eletrônico: 5 motivos para investir e deixar o papel de lado
O documento eletrônico é o responsável por evitar a derrubada das florestas e a diminuição do uso dos recursos naturais.
Você sabia que para produzir 15 resmas de papel (7.500 folhas) é necessário que uma árvore seja derrubada? Além disso, são necessários 1 mil litros de água para a produção de apenas 100 folhas.
Como se vê, apenas observando o aspecto sustentabilidade, nota-se claramente que os documentos eletrônicos colaboram de maneira efetiva com a proteção da natureza.
Além desse grande benefício, existem outros motivos que contribuem para que o seu empreendimento opte pelo documento eletrônico. Continue a leitura e conheça 5 deles!
Principais benefícios de adotar o documento eletrônico na empresa
Adotar o documento eletrônico consiste em praticamente eliminar o processo de impressão em sua organização.
Exceção feita a alguns documentos que por força de lei precisam estar impressos e a disposição das autoridades, a imensa maioria dos materiais utilizados no dia a dia das operações podem estar arquivados no formato digital, ou seja, em servidores.
Vamos conhecer 5 benefícios que podem inspirar o seu empreendimento a adotar esse modelo:
Facilidade para acesso
O fácil acesso às informações é uma grande vantagem para quem adota o documento eletrônico, uma vez que essas passam a estar à disposição dos usuários que possuem autorização para acessá-lo a partir de qualquer local e horário.
Essa prática facilita as atividades daqueles profissionais que trabalham remotamente, sejam em home office ou nas tarefas desenvolvidas em campo.
Organização do fluxo de trabalho
Trabalhar com documento eletrônico significa contar com um banco de dados, onde todos os conteúdos e informações ficam centralizados.
Esse fato, por si só, colabora para que todos os materiais necessários para o desenvolvimento das atividades se encontrem em um único local, eliminando as perdas de documentos e as dificuldades em localizá-los.
Além disso, o fluxo de trabalho ganha em agilidade, uma vez que se torna possível anexar documentos e encaminhá-los para outros colaboradores, clientes ou fornecedores que necessitam de informações para prosseguirem com as tarefas.
Automação dos processos
Não há como automatizar processos sem o uso da tecnologia, portanto, mais uma vez, o documento eletrônico é fundamental para a realização dessas tarefas.
Todo documento passa a ser passível de validação a partir do seu recebimento, uma vez que tecnologia como a Inteligência Artificial e Robôs de Automação de Tarefas passam a colaborar com os processos.
Isso significa validar de forma automática os cadastros e gerar relatórios em tempo real sem a necessidade de imprimir uma única folha.
Possibilidade de realizar pesquisas
Uma das grandes dificuldades encontradas nos modelos tradicionais de organização, ou seja, aqueles que utilizam dezenas de arquivos físicos para a guarda de documentos, está na busca pelas informações.
Além de em muitas ocasiões não encontrá-los, pois o documento pode ter sido arquivado equivocadamente, o tempo contribui para a deterioração dos papéis, causando grandes transtornos aos colaboradores e interessados em obter essas informações.
No caso do uso de documento eletrônico, as pesquisas são feitas a partir da digitação de algum campo-chave, como, por exemplo:
- nome,
- data,
- número do documento,
- número do protocolo, etc.
Em segundos, o documento está disponível na tela do seu computador ou smartphone.
Histórico de interações
Por fim, outro motivo muito importante para que sua empresa invista em documento eletrônico e deixe o papel de lado está no fato de se obter um histórico completo de todas as interações ocorridas em determinado período.
A partir do uso de banco de dados e de um sistema de qualidade para administrar esses processos, toda a consulta e alteração realizada é registrada, uma forma fácil e inteligente de monitorar tarefas e buscar informações para análises de processos e até mesmo na realização de auditorias.
Esses 5 motivos, aliados à sustentabilidade do planeta, precisam ser avaliados pela sua organização, portanto, conheça o Ellos ECM, uma solução que poderá fazer toda a diferença no dia a dia das suas atividades!
(Imagens: divulgação)
