O que é OCR e qual o benefício dessa tecnologia para as empresas?

OCR é a sigla inglesa para Optical Character Recognition, ou seja, uma tecnologia que envolve o reconhecimento óptico de caracteres.

Organizar, arquivar e manter documentos é uma tarefa que exige esforços, uma vez que no formato tradicional eles se deterioram com o passar do tempo, bem como podem não ser localizados quando arquivados de maneira equivocada ou não devolvido pelo usuário que o utilizou anteriormente.

Além disso, ocupam bastante espaço e exigem condições adequadas em termos de temperatura e umidade do ar, uma condição para poder garantir a sua legibilidade.

Apenas em termos fiscais, conforme o Código Tributário Nacional, os documentos devem ser arquivados por prazos que variam entre 2 e 30 anos, portanto, é um volume significativo de papéis que precisarão estar guardados em condições adequadas para eventuais consultas.

Desse modo, a tecnologia OCR contribui no atendimento a essas exigências e facilita os processos do dia a dia das empresas e instituições. Continue a leitura e confira detalhes!

O que é OCR?

OCR é uma tecnologia que transforma imagens ou documentos impressos no papel em arquivos digitais.

Considerando essa ação, esses arquivos podem ser pesquisados, editados e armazenados em computadores.

A captura dessas imagens pode ser realizada através de scanners ou de uma câmera, inclusive a de um aparelho celular.

Um bom exemplo de uso, é o de transformar um contrato impresso em um documento que possa ser acessado por um editor de texto (como o word), viabilizando mudanças, inclusões e exclusões de artigos, conteúdos ou das pessoas envolvidas no processo.

A tecnologia OCR possibilita essa situação, portanto, pode-se incluir em qualquer documento observações, retificações, cor em textos que destacam seu conteúdo e etc.

Além disso, trata-se de uma excelente solução para o gerenciamento de documentos.

Os documentos compatíveis com essa tecnologia são digitalizados no formato PDF ou imagens (.jpg e .png).

Quais os benefícios do OCR para as empresas?

Certamente você já deve estar associando os benefícios que a tecnologia OCR oferece às empresas, onde todo documento pode ser transformado em um arquivo digital, portanto:

• faturas,
• declarações e contratos,
• RG, CNH e CRLV (para captura de dados),
• fiscais, etc.

A partir dessa ação, os seguintes benefícios passam a fazer parte do dia a dia da sua operação:

Coleta automática de dados

A coleta automática de dados evita que informações sejam digitadas, bastando tão somente o uso de um scanner e o OCR para que as devidas operações possam ser realizadas.

Essa ação contribui de forma significativa com a checagem e validação de dados, portanto, é uma contribuição enorme para o gerenciamento de documentos.

Além disso, contribui com procedimentos mais complexos envolvendo biometria e reconhecimento facial, afinal, a solução trabalha também com fotografias.

Prevenção de erros

A digitação de dados é uma maneira bastante comum utilizada na alimentação de cadastros nas empresas, por isso as possibilidades de erros são reais e frequentes.

Entretanto, a tecnologia OCR diminui essa possibilidade, uma vez que se pode capturar, através de scanner, os documentos, comprovantes, atestados e todo material emitido por terceiros, o que significa alimentar os cadastros com dados dos documentos enviados.

Possibilidade de pesquisar

Contribuindo diretamente com a produtividade das operações, o OCR é um grande facilitador nas tarefas que envolvem pesquisas.

Isso porque essa tecnologia permite que, a partir da inserção de uma palavra-chave, possa-se fazer a pesquisa no banco de dados, trazendo todos os documentos digitalizados que possuem relação com o conteúdo digitado, como, por exemplo:

• nome da pessoa física ou jurídica,
• CPF ou CNPJ,
• endereço,
• número do documento,
• protocolo, etc.

Como se observa, a adoção dessa ferramenta é um grande diferencial para qualquer empresa ou instituição, pois, além de eliminar uma quantidade enorme de papéis e liberar espaços para outras atividades que não a de arquivamento, a solução contribui com o dia a dia das atividades.

Para conhecer mais a esse respeito, vale a pena acessar nossa página que apresenta a solução Ellos SCAN, uma maneira inteligente de utilizar o OCR e outras tecnologias voltadas a gestão de documentos do seu empreendimento!

(Imagens: divulgação)