Como otimizar o sistema de reembolso de despesas?
O sistema de reembolso de despesas pode se transformar em uma grande dor de cabeça para gestores e para os colaboradores que atuam em campo e precisam comprovar os gastos realizados nas tarefas realizadas em ambiente remoto.
Não são incomuns a perda de notas fiscais, recibos e comprovantes que precisam ser contabilizados para que o reembolso possa ser realizado pela empresa.
Além disso, os relatórios de prestação de contas, que precisam estar organizados em planilhas, muitas vezes apresentam erros que só serão verificados na contabilização das despesas, gerando, mais uma vez, transtornos e aborrecimentos.
O reembolso de despesas pode ser facilitado a partir de um bom sistema, quando todo o processo é facilitado e os comprovantes podem ser enviados em tempo real, ou seja, no momento exato em que a despesa é gerada. Confira!
Como melhorar o sistema de reembolso de despesas?
O sistema de reembolso de despesas pode ser muito facilitado a partir de uma tecnologia conhecida como Optical Character Recognition (OCR), ou seja, Reconhecimento Óptico de Caracteres.
Trata-se de um API (Application Programming Interface) que tem por objetivo extrair, reconhecer, aperfeiçoar e categorizar:
- recibos,
- notas fiscais,
- cupons fiscais,
- todo tipo de documento não estruturado.
Na prática, a partir do momento em que o colaborador recebe um desses documentos, ele fotografa e o envia, através da internet, para o endereço convencionado pela empresa, onde o conteúdo será tratado e guardado no formato digital.
Esse documento passa a estar à disposição de todo usuário que possua autorização de acesso, evitando: perda, rasuras e todo tipo de problemas observados nas tradicionais “prestações de contas” que tomam tempo e geram bastante desconforto para quem apresenta e para aquele que faz a conferência dos dados.
Quais os benefícios de melhorar o sistema de reembolso?
Certamente você já deve estar percebendo que muita coisa muda a partir da implementação de um sistema de reembolso de despesas automatizado.
Além dos documentos digitalizados, o que já representa uma facilidade muito grande para todos os envolvidos no processo, a avaliação e aprovação das contas podem ser realizadas rapidamente pelos responsáveis. Diante disso, observa-se:
Mais agilidade nos processos
A agilidade nos processos é o primeiro grande benefício a ser verificado a partir do sistema de reembolso de despesas.
Como vimos, o colaborador que está trabalhando em campo pode, no momento posterior ao pagamento de alguma despesa, fotografar e enviar o documento para a empresa, o que significa facilitar todos os processos e evitar que o papel recebido seja rasurado, perdido ou danificado.
A partir do envio, a autorização de reembolso pode ser realizada de maneira imediata ou no momento do retorno do colaborador, uma vez que os comprovantes das despesas já estão à disposição dos responsáveis para a liberação dos pagamentos.
Centralização dos documentos
No momento em que ocorre o envio dos documentos digitalizados por parte dos colaboradores, esses passam a estar disponíveis de forma centralizada, ou seja, em um único banco de dados e a disposição dos:
- gestores,
- contas a pagar,
- auditores,
- dos próprios colaboradores que geraram o documento.
Qualquer não conformidade pode ser verificada imediatamente, possibilitando que, de forma transparente e com clareza, as dúvidas sejam verificadas.
Ao mesmo tempo, o colaborador sabe que os documentos estão “salvos” na empresa, portanto, a sua prestação de contas vai sendo montada a partir das remessas realizadas a cada despesa gerada.
Controle das ações tomadas
Todos os controles são facilitados, pois, se alguma despesa não está conforme as normas estabelecidas, pode-se imediatamente solicitar ao gerador do documento algum esclarecimento.
Isso significa que os processos são agilizados e as decisões são tomadas na medida em que as contas são apresentadas, e não mais a partir de relatórios com comprovantes anexados, onde conferências precisam ser realizadas e os erros são bastante comuns.
O fato é que todos ganham com a implementação de um sistema de reembolso de despesas e se você deseja conhecer mais detalhes a esse respeito, vale a pena acessar nosso site e conferir as possibilidades existentes com o uso da solução Ellos APIs. Acesse e confira!
(Imagens: divulgação)
