Benefícios da rastreabilidade de documentos na gestão pública
A rastreabilidade oportuniza o acompanhamento de todas as etapas envolvidas, desde a criação de um documento até o seu destino final.
Trata-se, portanto, de uma ferramenta indispensável para a gestão pública, uma vez que permite consultas e verificações onde podem ser localizadas cada movimentação realizada, obtendo informações, como:
- datas;
- horários;
- usuários que tiveram acesso;
- descrição da tarefa realizada;
- aprovações;
- outros documentos anexados;
- definições, etc.
A partir disso, pode-se averiguar o histórico de processos, quando eventuais equívocos são localizados ou não conformidades podem ser apuradas.
Uma boa gestão de documentos é, sem dúvida, um grande diferencial para qualquer entidade pública, pois facilita as operações e colabora de maneira efetiva no atendimento às necessidades dos servidores e as solicitações dos cidadãos.
Deseja conhecer detalhes a respeito da rastreabilidade? Continue a leitura e confira!
Como funciona a rastreabilidade de documentos?
Uma solução para gestão de documentos envolve processos de digitalização e de controles que possibilitam um acompanhamento em tempo real de todos os processos em aberto.
Isso significa que todas as informações passam a ser armazenadas em banco de dados, uma situação que permite, a qualquer momento, uma pesquisa, podendo ser realizada a partir do:
- nome da pessoa física ou jurídica;
- CPF ou CNPJ;
- assunto;
- número do protocolo;
- data, etc.
A rastreabilidade consiste em obter o acesso ao documento ou processo em andamento, ou até mesmo os já arquivados, além de conhecer detalhes de todas as ações envolvidas.
Diante disso, é possível acompanhar os processos que geraram uma legislação, a solicitação de um contribuinte, as presenças em alguma solenidade, registro de pagamentos realizados, licitações e etc.
Um detalhe importante para isso: não é necessário se debruçar em arquivos na busca de papéis e documentos que tenham sido arquivados, uma vez que as informações são acessadas através de um micro, notebook ou smartphone, mesmo à distância.
Quais documentos públicos podem ser rastreados?
Todos os documentos públicos podem ser rastreados, sem quaisquer exceções.
No entanto, a legislação exige que alguns documentos tenham que ser arquivados no formato físico, ou seja, impressos, porém, isso não impede que eles possam ser digitalizados para que os controles também sejam realizados.
A partir da digitalização e do uso de uma solução para otimização de processos e gestão eletrônica de documentos, todas as tarefas realizadas pelas diversas áreas do setor público passam a ser registradas.
Essa ação permite que, em segundos, informações sejam acessadas e dúvidas possam ser esclarecidas, portanto, obtém-se uma melhora significativa na qualidade das tarefas e no atendimento ao cidadão.
Por que a rastreabilidade é importante na gestão pública?
A rastreabilidade amplia a transparência das atividades públicas, portanto, atende a Lei nº 12.527/2011 que garante o acesso à informação, prevista na Constituição Federal.
Além disso, contribui para uma diminuição significativa de erros e enganos que possam ser cometidos pelos servidores públicos, uma vez que torna possível a realização de consistências em tempo real, evitando que documentos não sejam anexados nos processos.
Todos os envolvidos passam a ter acesso a esse documento, desde que possuam autorização para isso, podendo localizar possíveis erros ou problemas.
Os trabalhos de fiscalização e auditoria também são facilitados, portanto, é visível a transparência que garante processos corretos, legais e de acordo com as normas estabelecidas.
Por fim, a gestão pública é favorecida, melhorando substancialmente a qualidade dos serviços prestados à população, agilizando processos e atendendo as mais diversas solicitações que fazem parte do dia a dia da administração.
Para saber mais a respeito, vale a pena conhecer a solução Ellos ECM, uma ferramenta capaz de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdos e documentos relativos aos processos organizacionais da administração pública!
(Imagens: divulgação)
