A tipificação de documentos no departamento pessoal
A tipificação de documentos é uma poderosa ferramenta que deve ser utilizada pelo departamento pessoal.
Trata-se de um processo de classificação que colabora de maneira efetiva com a organização dos dados, possibilitando facilidades na identificação e agilidade nos processos.
Por trás da tecnologia adotada com base em Machine Learning (ML), todo o processo de arquivamento de documentos é facilitado, uma vez que o uso de uma boa plataforma padronizada facilita as consultas e avalia detalhes que possam estar em desacordo com as práticas da empresa.
O uso dessa tecnologia possibilita a identificação dos detalhes da:
- Carteira de Identidade (RG),
- Carteira Nacional de Habilitação (CNH),
- Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos (CRLV).
Além desses, outros documentos também podem ser adicionados a esse processo, desde que previamente avaliados e registrados na plataforma, possibilitando as consistências e verificações quando apresentados.
Quer saber mais sobre essa possibilidade para o seu departamento pessoal? Continue a leitura e confira detalhes a esse respeito!
A importância da gestão de documentos no departamento pessoal
Não há como atender a legislação e desenvolver uma boa gestão no departamento pessoal sem um controle efetivo dos documentos, tanto físicos como eletrônicos.
Desse modo, é preciso organizá-los de maneira a garantir o acesso às pessoas e setores que necessitam de informações para as suas atividades do dia a dia, bem como garantir a confidencialidade dos dados.
Além disso, é preciso preservar os históricos e registros de todos os colaboradores, possibilitando que decisões sejam tomadas a partir de informações confiáveis.
O gerenciamento desses documentos também permite uma redução nos custos operacionais e um ganho significativo de produtividade.
Como a tipificação de documentos contribui para a gestão de documentos?
Como vimos, tipificar documentos consiste em classificá-los por tipo, ou seja, torna-se possível, com o uso de uma ferramenta adequada:
- verificar,
- avaliar,
- certificar,
- comprovar.
Essa possibilidade evita que cadastros possam estar incompletos ou mesmo com documentações não relacionadas ao que foi solicitado.
Cada vez é mais comum a troca de dados e arquivos através da internet, por isso a tipificação colabora para validar os documentos remetidos através dos canais digitais.
Nesse processo, permite-se:
- digitalizar automaticamente os documentos,
- identificar cada tipo,
- localizar de maneira fácil e segura aqueles que podem ser descartados,
- elaborar medidas para controle de acesso,
- conferir e extrair dados,
- comprovar a veracidade dos documentos recebidos,
- aumentar a segurança dos dados e informações arquivadas.
Benefícios da tipificação de documentos no departamento pessoal
Investir na tipificação de documentos no departamento pessoal traz muitos benefícios.
Evitar tentativas de fraudes e ter a certeza que os materiais apresentados estão conforme o solicitado é a primeira vantagem na adoção dessa solução.
Na sequência, o seu departamento acaba oferecendo um melhor atendimento aos setores que necessitam de informações a respeito dos colaboradores, com rapidez, eficiência e qualidade.
Além disso, também são observados:
- padronização nos diversos processos que envolvem a documentação,
- mais consistência e qualidade no banco de dados,
- aumento significativo da produtividade da equipe.
As soluções desenvolvidas pela OSAS integram a tipificação de documentos com outras ferramentas que oferecem diversos recursos, como digitalização, assinatura digital e ações que ajudam a potencializar a produtividade e a segurança das informações.
Se você deseja saber mais sobre essa possibilidade, conheça a solução Ellos APIs e saiba como é viável e vantajoso transformar a gestão do departamento pessoal da sua empresa!
(Imagens: divulgação)
