Como a busca avançada de conteúdo otimiza a gestão de documentos?
A gestão de documentos é uma atividade fundamental em empresas e instituições dos mais variados setores e pode se tornar muito mais eficiente com o recurso da busca avançada.
São muitos os softwares disponíveis para o exercício dessa função, mas nem todos garantem as condições necessárias para que os profissionais cumpram suas tarefas com agilidade e eficácia.
Quando as ferramentas utilizadas não são suficientemente eficazes, todos os processos envolvendo documentos podem se tornar lentos e complicados, o que pode prejudicar a rotina de trabalho de todos os setores.
Para saber como tornar a gestão de documentos mais eficiente, continue a leitura e descubra os benefícios da busca avançada!
O que é busca avançada?
A busca avançada consiste em uma ferramenta de pesquisa que utiliza diversas informações para chegar ao resultado procurado pelo usuário.
Por exemplo, em vez de informar o título do arquivo, é possível cruzar dados como autor, data e até o tipo de arquivo.
Nas ferramentas de gestão de documentos, que são cada vez mais comuns, graças à transformação digital que tem ocorrido no mercado, esse é um recurso imprescindível.
Por meio dessa funcionalidade, é possível utilizar um número maior de informações para fazer a pesquisa, o que ajuda a agilizar a localização de qualquer arquivo.
Como a busca avançada se diferencia da tradicional?
A busca tradicional consiste em um método de pesquisa muito mais simples, uma vez que funciona a partir de uma única informação disponibilizada pelo usuário.
Assim, ao utilizar as ferramentas tradicionais de busca, o profissional deverá informar o nome do arquivo, por exemplo, ou do seu autor, sempre inserindo um dado de cada vez,
Nesse sentido, a busca avançada se diferencia por oferecer uma gama muito mais ampla de opções.
Com esse tipo de ferramenta, o usuário poderá realizar a pesquisa a partir de palavras-chave, datas específicas, tipos de arquivo e até mesmo do conteúdo encontrado dentro dos documentos.
É nessa diferença que residem os benefícios oferecidos por esse recurso às atividades envolvidas na gestão de documentos.
Os inúmeros benefícios da busca avançada na gestão de documentos
Em uma empresa ou instituição, são muitos os documentos a serem localizados e conferidos diariamente, incluindo contratos, licitações e ofícios, que devem estar sempre à disposição dos profissionais.
No entanto, localizá-los nem sempre é uma tarefa fácil, já que muitos arquivos são nomeados de forma semelhante e pouco específica em relação ao seu conteúdo.
Por isso, a busca avançada traz melhorias significativas à gestão de documentos.
Um dos principais benefícios oferecidos pelo recurso é a economia de tempo, já que a tarefa de localizar arquivos se torna muito mais prática e ágil, de modo que os profissionais passam a direcionar seu tempo de trabalho aos procedimentos mais complexos.
Além disso, a precisão na procura dos documentos também auxilia na organização deles, de forma que os processos de gestão possam ser continuamente aprimorados.
Por fim, como resultado da implementação desse recurso, também podemos mencionar a possibilidade de realizar análises igualmente avançadas dos dados.
Para ter acesso a todos esses benefícios, basta contar com ferramentas de qualidade na sua gestão de documentos, como é o caso do Ellos ECM, da OSAS.
Trata-se de uma plataforma robusta, que assegura a conformidade dos processos, controlando todo o ciclo de vida das informações dentro de uma organização.
Assim, torna-se possível colocar em prática o conceito de paperless office (escritório sem papel) e implementar a transformação digital da sua empresa.
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(Imagens: divulgação)
