Na era da transformação digital, a forma como lidamos com documentos está passando por uma revolução. A Lei nº 14.063/2020, conhecida como a Lei da Digitalização de Documentos, surge como um marco legal fundamental para impulsionar essa modernização, conferindo validade jurídica aos documentos em formato digital e regulamentando o uso de assinaturas eletrônicas em suas diversas modalidades.

Esta legislação representa um passo crucial para simplificar processos, reduzir a burocracia e promover a sustentabilidade tanto no setor público quanto no privado. Mas, afinal, o que essa lei realmente significa e como ela impacta o nosso dia a dia?

Entendendo a Lei da Digitalização:

O principal objetivo da Lei nº 14.063/2020 é equiparar a validade jurídica dos documentos digitalizados aos seus equivalentes em papel, desde que observados determinados requisitos e utilizados os tipos de assinatura eletrônica previstos na legislação. Ela reconhece três tipos de assinatura eletrônica:

• Assinatura Eletrônica Simples: Permite identificar o signatário e associar os dados a outros eletrônicos. É comumente utilizada em aceites de termos de serviço online, por exemplo.
• Assinatura Eletrônica Avançada: Possui requisitos mais rigorosos, como o vínculo único ao titular, o controle exclusivo dos dados de criação e mecanismos de segurança. É aplicável em diversos atos que exigem maior garantia de autoria.
• Assinatura Eletrônica Qualificada: É a assinatura eletrônica certificada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Possui o mesmo valor jurídico da assinatura de próprio punho em documentos físicos, sendo essencial para atos que demandam o mais alto nível de segurança e autenticidade.

Como a Digitalização Funciona na Prática:

Para que um documento digitalizado tenha validade jurídica, é fundamental seguir alguns passos importantes, como a digitalização com qualidade (garantindo a legibilidade do conteúdo), a utilização de softwares adequados para o processo, a inserção de metadados que permitam a organização e rastreabilidade do documento, e o armazenamento seguro em plataformas confiáveis. A observância de padrões técnicos é essencial para garantir a integridade e a validade probatória dos documentos digitais.

Nesse cenário de transformação, o Ellos Scan se apresenta como um aliado poderoso, oferecendo uma solução completa e inteligente para a digitalização de documentos. Com o conceito de digitalização inteligente, nossa ferramenta reconhece e extrai automaticamente conteúdo de imagens através de OCR e OMR, garantindo alta qualidade na captura e gerando arquivos em diversos formatos para guarda e preservação eletrônica com validade legal. Seja em bureaus de produção ou diretamente em sua empresa, o Ellos Scan simplifica a jornada rumo a um ambiente sem papel.

O Poder do Ellos Scan: Digitalização Inteligente e Eficiente:

O Ellos Scan é uma ferramenta robusta para digitalização, tratamento avançado de imagem, classificação, validação e exportação de documentos, capaz de iniciar ou alimentar automaticamente fluxos de trabalho. Sua digitalização inteligente permite o reconhecimento e a extração de conteúdo textual (OCR) e de marcas (OMR) de imagens, otimizando a indexação automática dos seus arquivos. Além disso, oferece:

• Integração Versátil: Conectividade com multifuncionais e scanners, além de módulos para digitalização via desktop, web e dispositivos móveis, proporcionando mobilidade e flexibilidade.
• Tratamento Avançado de Imagens: Correção automática de imagens inclinadas, ajustes de brilho e contraste, remoção de ruídos e outras funcionalidades para garantir a melhor qualidade dos seus documentos digitais.
• Segurança e Validade Legal: Possibilidade de aplicar assinatura digital no padrão ICP-Brasil (CAdES e PadES) e geração de arquivos PDF/A pesquisáveis, atendendo às resoluções de órgãos reguladores.
• Organização e Acessibilidade: Opções de armazenamento em nuvem e integração nativa com ECM para gerenciamento de usuários, atualizações e dashboards, facilitando o acesso e a organização dos seus documentos.
• Solução para Bureaus e Empresas: Módulos de digitalização específicos para bureaus de produção (escritórios de digitalização) e para uso distribuído, atendendo às necessidades de diferentes portes e modelos de negócio.

Os Vantajosos Impactos no Setor Público:

A Lei da Digitalização abre um leque de oportunidades para a administração pública:

• Mais Eficiência e Agilidade: Processos que antes levavam dias ou semanas podem ser concluídos em tempo muito menor, eliminando a morosidade da tramitação de papel.
• Significativa Economia de Custos: A redução drástica do uso de papel, impressão, armazenamento físico e transporte de documentos gera economias consideráveis para os cofres públicos.
• Maior Transparência e Acesso à Informação: A digitalização facilita o acesso e o compartilhamento de documentos (sempre em conformidade com a LGPD), promovendo a transparência na gestão pública.
• Compromisso com a Sustentabilidade: A diminuição do consumo de papel contribui para a preservação do meio ambiente.
• Gestão Documental Otimizada: A organização e a busca por documentos se tornam muito mais eficientes, reduzindo o risco de perdas e facilitando auditorias.

Benefícios que Transformam o Setor Privado:

As empresas também colhem inúmeros frutos com a Lei da Digitalização:

• Processos de Negócios Otimizados: Contratos, aprovações e outras transações podem ser realizadas de forma muito mais rápida e eficiente.
• Redução de Custos Operacionais: A eliminação do papel e dos processos manuais associados gera uma significativa redução nos custos operacionais.
• Segurança Reforçada: As assinaturas eletrônicas garantem a autenticidade e a integridade dos documentos, reduzindo o risco de fraudes.
• Conformidade e Auditoria Facilitadas: O acesso rápido e organizado aos documentos digitais simplifica os processos de auditoria e compliance.
• Expansão dos Negócios Remotos: A possibilidade de formalizar acordos e contratos digitalmente facilita a realização de negócios à distância.

Olhando para o Futuro da Gestão Documental:

A Lei da Digitalização de Documentos é um passo fundamental rumo a um futuro onde a gestão documental será cada vez mais digital, eficiente e sustentável. A tendência é que o ambiente “paperless” se torne uma realidade em um futuro próximo, impulsionado pela integração da digitalização com outras tecnologias inovadoras.

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