Matriz GUT: aprenda essa técnica para priorizar e mapear processos

O dia a dia das atividades em qualquer empresa ou instituição, independente do segmento em que atua, traz muitas situações que precisam de resolução. A matriz GUT é uma excelente ferramenta que contribui nessas ocasiões.

As letras que fazem parte dessa técnica apontam para o que é conhecido como matriz de priorização de processos:

• G – gravidade,
• U – urgência,
• T – tendência.

Um grande diferencial das empresas está na capacidade de resolver problemas e possibilitar um alto índice de satisfação junto ao seu público.

Isso significa que se faz necessário priorizar as diversas situações para que o foco seja voltado aquilo que efetivamente possa causar problemas operacionais ou financeiros e distinguir ocorrências que podem aguardar pela sua resolução.

Neste post, apresentaremos a matriz GUT, uma técnica fundamental que colabora na priorização de mapeamento dos processos. Continue lendo e conheça detalhes a esse respeito!

A matriz GUT e seus objetivos

Como sua empresa trabalha com relação à resolução de problemas ou na priorização das atividades?

Adotar a matriz GUT auxilia o seu empreendimento a priorizar de maneira adequada as tarefas, visando gerar maior efetividade nas ações.

Isso significa que as seguintes situações podem ser aplicadas a essa ferramenta:

• resolução de problemas,
• desenvolvimento de processos,
• soluções para não conformidades,
• riscos que ameaçam a operação.

De acordo com Peter Drucker, reconhecido internacionalmente como o pai da administração, um dos maiores problemas encontrados nas corporações está na dificuldade existente para separar as tarefas consideradas relevantes daquelas que poderiam ser resolvidas posteriormente.

Diante dessa realidade, segundo Drucker, prejuízos são absorvidos e problemas perfeitamente administráveis tornam-se sérios, causando grandes transtornos e desgastes.

A matriz GUT colabora de forma efetiva para que essa situação não ocorra, como veremos a seguir.

Entenda como ela funciona

A matriz GUT consiste em pontuar os processos, problemas e situações, considerando os três parâmetros já mencionados anteriormente.

No quesito gravidade, é preciso, para cada processo, pontuar de que forma a situação se encaixa na tabela abaixo:

1. sem gravidade,
2. pouco grave,
3. grave,
4. muito grave,
5. extremamente grave.

O mesmo precisa ser feito para medir o quesito urgência, considerando a seguinte pontuação:

1. pode esperar,
2. pouco urgente,
3. urgente, merece atenção a curto prazo,
4. muito urgente,
5. necessidade de ação imediata.

Por fim, temos a questão envolvendo a tendência, ou seja, o que acontece se nada for feito com relação ao assunto que está sendo avaliado:

1. não irá mudar,
2. irá piorar a longo prazo,
3. irá piorar a médio prazo,
4. irá piorar a curto prazo,
5. irá piorar rapidamente.

Passo a passo para construir a matriz GUT para priorizar e mapear processos

Para construir a matriz GUT e estabelecer o mapeamento e priorização dos diversos processos da empresa, esteja atento as seguintes ações:

• desenvolver um brainstorming com a equipe para identificar os problemas,
• criar a matriz de priorização,
• avaliar e classificar os problemas,
• calcular a pontuação,
• elaborar o plano de ação para o desenvolvimento das atividades.

Com relação à pontuação, cada problema a ser avaliado deverá receber a nota correspondente referente a cada um dos três quesitos.

Na sequência, some esses pontos e registre na matriz GUT.

Ao final da análise, os itens que tiverem as maiores pontuações são as que precisam ser tratadas o mais rápido possível, diminuindo o grau de priorização na medida em que os pontos vão diminuindo.

É muito importante que periodicamente a matriz GUT seja reavaliada, pois os processos e objetivos se modificam, portanto, vale a pena estar atento às possíveis mudanças nas atividades do dia a dia.

Sem dúvida, essa é uma excelente solução que colabora e resolve um dos maiores problemas da gestão, portanto, vale a pena considerar a implantação dessa ferramenta.

Agora que você conhece mais sobre esse assunto, leia nosso post que apresenta os desafios e tendências na transformação digital na administração pública!

(Imagens: divulgação)