Passos para criar um workflow de processos e serviços
O workflow de processos e serviços consiste na definição do fluxo que determinado assunto precisa seguir para que se alcance os resultados desejados.
Todo processo possui um início, diversas ações e um fim, portanto, a partir de uma análise e das definições dos passos a serem dados em cada tarefa, encontra-se uma maneira inteligente de construir um fluxo que garanta qualidade, agilidade e assertividade dessas rotinas comuns em instituições públicas e empresas privadas.
Considerado o pai da administração moderna, Peter Drucker nos deixou uma frase que mostra a realidade de muitas corporações:
“Nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito.”
A partir da análise dos diversos processos existentes em uma organização, a implantação do workflow é uma maneira inteligente de organizar e definir fluxos que contribuam de maneira efetiva para o sucesso das operações. Continue a leitura e conheça detalhes!
Confira as principais etapas para criar um workflow de processos e serviços
O desenvolvimento de um workflow de processos e serviços é dividido em etapas que precisam ser trabalhadas, visando criar fluxos que somem e contribuam com as operações. Vamos conhecê-los:
Mapeie os processos internos
Tudo se inicia a partir do mapeamento dos processos internos, quando precisam ser identificados todas as etapas e subprocessos envolvidos na operação.
Além disso, é fundamental a documentação de todos os recursos e interações necessárias, possibilitando aos operadores o entendimento que apresenta:
- o que deve ser realizado,
- como,
- quando,
- para quem deve ser encaminhado o processo.
Elabore o fluxo de trabalho
Desenvolver diagramas para cada processo ou serviço facilita a compreensão de cada ação a ser realizada.
Mais do que isso, torna-se possível uma visualização completa de todas as tarefas, facilitando a compreensão da sequência a ser seguida e das dependências existentes entre cada etapa, ou seja, as integrações entre os diversos setores.
Defina os responsáveis pelas atividades
Outro ponto muito importante na definição do workflow de processos é a atribuição de responsabilidades entre os membros da equipe.
Isso significa apresentar detalhadamente o que precisa ser feito, como devem ser realizadas as tarefas e qual a sequência lógica do processo.
Nesse momento, também ficam definidas condições e avaliações que necessitam de análise e que acabam definindo o fluxo da tarefa, portanto, não existem dúvidas sobre:
- quem faz,
- qual o tempo disponível para o cumprimento da fase em andamento,
- o que analisar,
- qual o próximo passo do processo.
Estabeleça o ponto de partida e de chegada
Como vimos anteriormente, todo processo possui um ponto de partida, ou seja, tudo se inicia a partir de um contato e da geração de algum documento, preferencialmente digital.
Esse documento pode percorrer diversos setores e passar por alguns profissionais que cumprem com as suas tarefas e na sequência remetem o processo para a próxima fase.
Também é necessário que toda tarefa tenha o seu término, portanto, ele será finalizado quando o retorno ao solicitante estiver disponível e for providenciado.
Conte com as soluções da OSAS para otimizar a implementação
A criação de um workflow precisa estar associada a soluções tecnológicas que facilitem a operação.
Nesse caso, uma excelente ideia é contar com a OSAS, uma empresa especializada em otimização de processos e gestão eletrônica de documentos.
A solução ELLOS ECM é a ferramenta ideal para a implantação da automação dos processos, uma vez que possibilita a administração centralizar as informações, organizar fluxos de trabalho e contar com um sistema que trabalhe a favor da operação.
Além disso, o ECM possui funções de SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos), enquanto que a solução ELLOS SCAN, voltada a digitalização de documentos, está integrada a todo o processo.
Como se observa, o workflow faz parte de uma solução completa que envolve a transformação digital do seu empreendimento.
Se você deseja maiores informações sobre essas soluções e a respeito das ferramentas que viabilizam a sua implementação, entre em contato com a OSAS e conheça detalhes a esse respeito!
(Imagens: divulgação)
