Por que optar pelos processos digitais?
Processos digitais já não são mais tendência e sim uma necessidade para uma gestão eficiente e competitiva.
Um documento necessário para uma tomada de decisão que não é encontrado pode resultar em sérios prejuízos para a empresa, já dados importantes e confidenciais perdidos deixam a organização e seus gestores vulneráveis a desvios dos dados e fraudes.
Da mesma forma que a demora para conseguir uma assinatura física pode comprometer a credibilidade de uma negociação.
Sem contar o efeito da produtividade da equipe e dos custos para a gestão. Uma matéria publicada no portal Empreendedor mostra que:
- profissionais perdem em média 30 dias de trabalho ao ano, procurando dados armazenados incorretamente ou que foram perdidos,
- em empresas analógicas, os seus documentos são fotocopiados em média 19 vezes e cerca de 40% dessas cópias são desnecessárias.
A digitalização dos processos é a transferência das operações físicas para o ambiente digital, eliminando a necessidade dos papéis e tornando mais fáceis, rápidos, seguros e inteligentes os registros e os acessos aos dados da empresa pela equipe de colaboradores devidamente autorizados.
Vale a pena optar pelos processos digitais?
Uma pesquisa do Serasa mostra os principais tipos de problemas sofridos pelos gestores relacionados à segurança de seus contratos.
Os problemas mais apontados foram:
- extravio dos mesmos, 76%
- prejuízo financeiro, 10%,
- vazamento de informações, 10%,
- fraudes de identidade 5%.
Como já dissemos, a digitalização permite que todos os dados físicos de uma empresa estejam de forma segura no ambiente virtual, inclusive com possibilidade de envio dos documentos para a nuvem.
Essa possibilidade permite que todos os colaboradores que precisam das informações armazenadas possam acessá-las de qualquer lugar e de forma rápida, bastando apenas um dispositivo com acesso à internet e a senha do usuário.
Sem contar que o home office é uma realidade mundial e muitas atividades são exercidas 100% online, por isso as empresas precisam estar preparadas para esse novo cenário. A digitalização dos processos possibilita a execução das tarefas empresariais no ambiente online de forma fácil e segura. Este artigo menciona seu favorito a preços super baixos. Escolha entre entrega no mesmo dia, entrega drive-up ou retirada do pedido.
Vale a pena optar pelos processos digitais? Sim, a digitalização dos processos vale a pena para toda empresa que deseja:
- reduzir os erros e retrabalhos no dia a dia corporativo,
- diminuir custos com deslocamentos de pessoal, aquisição de papel e impressões,
- facilitar processos e aumentar a produtividade da equipe,
- padronizar processos e relatórios,
- sincronizar agendas,
- garantir mais segurança e assertividade às suas informações,
- ser sustentável,
- inovar e se garantir competitiva no mercado.
É necessário digitalizar 100% dos processos?
Como você já sabe, investir em processos digitais é transferir as operações físicas para o ambiente digital, isso envolve muito mais que apenas digitalizar documentos.
Mas, afinal, preciso digitalizar 100% dos processos da minha empresa? Essa decisão está diretamente associada à necessidade do seu negócio e ao valor destinado ao investimento.
Você pode começar, por exemplo, pela digitalização de documentos administrativos e pelo processo de assinatura eletrônica, que dará valor legal às operações executadas.
Você pode também investir na área financeira, possibilitando inclusive a emissão de notas fiscais eletrônicas, o que vai otimizar toda a dinâmica contábil da sua empresa.
Como digitalizar processos?
O primeiro passo para digitalizar os processos na sua empresa é reunir seus gestores, líderes e juntar todas as informações e organizá-las, priorizando apenas os dados necessários.
Processos digitais caminham de mãos dadas com as tecnologias.
Logo, você precisará de um ambiente digital para que as suas operações sejam transferidas.
Por isso, para a implementação de processos digitais, a empresa deve contar com um sistema aprimorado e seguro.
Nessa hora, entre em contato com a OSAS e saiba como nossas soluções podem otimizar a produtividade, facilitar o acesso aos dados em tempo real, garantir mais segurança no armazenamento e compartilhamento das informações na sua empresa.
(Imagens: divulgação)
