Secretaria digital escolar: como implementar?
A secretaria digital escolar é uma tendência que ganha força a cada dia, afinal de contas, vivemos a época em que os documentos podem ser arquivados eletronicamente e os acessos são possíveis de serem realizados a qualquer momento.
Essa ação possibilita grandes avanços administrativos no segmento da educação, onde a integração das informações e facilidades operacionais colaboram efetivamente para a modernização do setor.
No Brasil, o Ministério da Educação (MEC) criou normas para digitalizar e automatizar a gestão de documentos, especialmente, nas instituições de ensino superior.
Trata-se da Portaria 315/18 que prevê a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GEO), recebendo o nome de Acervo Acadêmico Digital.
Neste post, apresentamos a secretaria digital escolar, uma maneira moderna, segura e eficiente de tratar dos dados e informações do segmento acadêmico. Continue lendo e saiba mais a respeito!
O que é a secretaria digital escolar?
A secretaria digital escolar é uma maneira inteligente, prática e segura de se realizar a gestão acadêmica de uma instituição de ensino.
Isso significa que todos os processos podem ser geridos a partir de uma plataforma, possibilitando o armazenamento e controle dos seguintes documentos:
- históricos,
- notas,
- controle de certificados,
- protocolos,
- matrículas,
- documentos,
- históricos dos alunos,
- etc.
Como resultado, eliminam-se os papéis, facilitando as pesquisas e possibilitando agilidade em todas as tarefas.
Além disso, a plataforma integra todos os setores da instituição, possibilitando a criação de fluxos de trabalho que colaboram efetivamente na automação das atividades, gerando mais produtividade em todos os setores.
Quais seus benefícios?
Os benefícios alcançados com a secretaria digital escolar se iniciam a partir da facilidade com que se localiza qualquer documento, atendendo com transparência e eficiência:
- alunos,
- pais,
- professores,
- diretoria,
- exigências legais.
Os conhecidos arquivos mortos podem ser dispensados e as buscas intermináveis de documentos ficam para a história, pois, a partir da digitalização desses, todos são acessíveis à distância e ao tempo de um clique.
Além disso, organiza-se o fluxo dos processos, onde a plataforma trabalha no controle de tempo e etapas a serem realizadas em cada atividade do meio acadêmico.
Se não bastasse, sua instituição de ensino pode contar com:
- assinatura digital de documentos,
- criação de formulários eletrônicos integrados ao fluxo de documentos,
- notificações automáticas para os colaboradores via SMS e e-mail,
- integração de processos,
- acessos a partir de qualquer local e em tempo real,
- uso de tecnologias de Inteligência Artificial.
Como implementá-la?
A implementação de uma solução completa para secretaria digital escolar se dá a partir da contratação desses serviços.
Para isso, é preciso contar com soluções que ofereçam experiência e conhecimento de causa, para isso, a empresa fornecedora precisa ter:
- especialista em gerenciamento de processos,
- arquitetura simples e funcional,
- segurança da informação,
- gestão de conteúdos, informações e atividades.
Uma solução que atende todos os setores de uma instituição de ensino deve apresentar as seguintes características:
- configuração e parametrização de tipos de documentos,
- captura de documentos e processamento de dados,
- tratamento e indexação,
- armazenamento,
- workflow e controle do fluxo de documentos na organização,
- recuperação e entrega das informações.
Independentemente do tamanho ou dos cursos oferecidos pela sua instituição, e da obrigação ou não de implantar o Acervo Acadêmico Digital, vale a pena conhecer e incorporar essa ferramenta aos processos de sua organização.
Essa ação diminui a quantidade de papéis e incorpora a tecnologia ao negócio, além de facilitar a localização e recuperação de documentos, possibilitar a implantação de indicadores de desempenho e facilitar o fluxo dos processos de maneira organizada e segura.
Para conhecer mais a respeito desse assunto, acesse nosso site e saiba de que maneira a OSAS pode colaborar com sua instituição de ensino, ajudando-a a implantar uma secretaria digital escolar de qualidade!
(Imagens: divulgação)
