Técnicas de mapeamento de processos: descubra a ideal para a sua empresa
Existem técnicas de mapeamento de processos que fazem toda a diferença para a gestão dos negócios e no dia a dia das atividades administrativas e financeiras de uma empresa.
Adotar uma delas, significa organizar o fluxo das tarefas a serem realizadas, evitando:
- erros,
- esquecimentos,
- retrabalho,
- transtornos decorrentes da falta de informações.
De acordo com Peter Drucker, considerado o pai da administração ou gestão moderna:
“O tempo é o recurso mais escasso. Se não for bem administrado, nada mais poderá ser administrado.”
O mapeamento de processos e a utilização de ferramentas digitais que colaboram para a gestão das tarefas, é sem dúvida, a maneira mais prática, barata e ágil para assegurar que todas as atividades sejam desenvolvidas com qualidade e segurança.
Neste post, apresentaremos 5 técnicas que sua empresa precisa conhecer e avaliar. Continue lendo e conheça mais detalhes a esse respeito!
Conheça essas 5 técnicas de mapeamento de processos
Adotar técnicas de mapeamento de processos consiste em padronizar e criar um fluxo sequencial do conjunto de atividades realizadas para que determinado resultado seja alcançado.
Vamos conhecer 5 técnicas que tratam desse assunto:
Análise SWOT
A Análise SWOT, também conhecida no Brasil como FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças) é uma das técnicas de planejamento estratégico.
Considerando a sua aplicação, pode-se mapear os pontos fortes e fracos do empreendimento, objetivando:
- realizar análises internas e externas da empresa,
- identificar as prioridades para a gestão dos negócios,
- elaborar ações para a diminuição dos riscos e resolução dos problemas,
- fortalecer os pontos positivos, transformando-os em diferenciais de mercado.
Metodologia 5W2H
A metodologia 5W2H é uma técnica de mapeamento de processos que possibilita uma visão completa da situação, uma vez que se trata de apresentar respostas para um total de 7 perguntas (5 + 2).
O 5W corresponde a 5 perguntas que iniciam por essa letra, onde se faz necessário que respostas sejam apresentadas para:
- what – o que será feito,
- who – quem serão os responsáveis e executores dos processos,
- why – porque esses processos precisam ser realizados ou modificados,
- where – onde será realizado,
- when – quando será colocado em prática.
Desse modo, complementa-se com 2 perguntas que iniciam com a letra H:
- how – apresentando como será realizado,
- how much – quanto custará a sua implementação.
Matriz GUT
A matriz GUT é outra técnica que auxilia a identificar problemas e gargalos nos diversos processos, onde a sigla vem das palavras:
- gravidade,
- urgência,
- tendência.
Estabelece-se notas de 1 a 5 após a identificação do problema com relação ao nível de riscos e prejuízos da situação que está sendo analisada.
É também avaliado se determinada situação pode esperar ou algo precisa ser feito imediatamente.
Finalmente, caso nenhuma ação seja realizada, quais são as chances do problema se agravar ou estabilizar?
Brainstorming
O mapeamento de processos através da técnica, conhecido como Brainstorming, consiste em desenvolver reuniões dinâmicas, onde se torna possível, a partir de uma “tempestade de ideias”, obter-se soluções para problemas e caminhos criativos para novos projetos.
Basicamente, a sua dinâmica consiste em:
- apresentar a situação que necessita da atenção dos participantes,
- anotação das ideias por parte dos membros da reunião,
- apresentação das ideias para o grupo,
- agrupamento das sugestões,
- avaliação e tomada de decisão a respeito.
Modelagem BPMN
Por fim, chegamos a modelagem BPMN, do inglês Business Process Model and Notation, uma maneira inteligente e de fácil entendimento para representar graficamente o mapeamento do fluxo dos processos existentes em uma operação.
Através de uma simbologia própria, define-se o que ocorre em cada etapa de um processo, onde são identificados os momentos de decisão, ações a serem tomadas e o destino dos trabalhos, após concluída determinada etapa.
Como se observa, não faltam boas técnicas de mapeamento de processos, possibilitando que a gestão possa conquistar grandes resultados.
Após adotar alguma dessas técnicas ou quem sabe todas as que podem influenciar positivamente o seu negócio, conheça a solução ELLOS ECM e saiba de que maneira é possível controlar todos os processos e efetivamente colocar sua empresa no mundo digital!
(Imagens: divulgação)
