Gestão eletrônica de documentos: como ter uma eficiente?
A gestão eletrônica de documentos possibilita que as informações da sua empresa permaneçam disponíveis para serem acessadas com o máximo de segurança e agilidade.
Todo empreendedor sabe que a informatização chegou para facilitar os processos relacionados à documentação, no entanto, sabemos que a legislação estabelece que muitos papéis relacionados ao dia a dia da empresa sejam guardados por um espaço de tempo.
Os prazos para guardá-lo varia de acordo com os órgãos fiscalizadores e conforme o tipo do documento.
A legislação estabelece que documentos trabalhistas, por exemplo, fiquem armazenados com o empregador por 5 anos, já uma nota fiscal de saída deve ser guardada por 10 anos.
Em um mercado altamente dinâmico e competitivo, é quase impossível imaginar que empresas ainda se utilizem dos tradicionais arquivos físicos para guardarem e protegerem todos esses documentos.
Nessa hora, a tecnologia possibilita uma gestão eletrônica de documentos (GED), concentrando em formato digital todos os possíveis impressos utilizados no dia a dia da empresa, garantindo mais produtividade e eficiência aos processos de acesso.
Quer saber mais sobre a gestão eletrônica de documentos? Continue a leitura.
Por que ter uma gestão eletrônica de documentos?
De forma geral, são muitos os arquivos e os papéis envolvendo as atividades de uma empresa que precisam ficar armazenados e protegidos por tempo determinado e entre eles os:
- fiscais,
- previdenciários,
- encargos sociais,
- trabalhistas,
- contábeis.
Além disso, ainda temos uma série de documentos que envolvem os setores comercial, financeiro e administrativo que fazem parte do dia a dia da empresa, como contratos, faturas, propostas, notas fiscais, planilhas, etc.
Afinal, por que ter uma gestão eletrônica de documentos? A GED é essencial para proteger todos esses documentos evitando extravios e perdas do papel físico e dos dados contidos neles.
Dessa forma, a gestão eletrônica de documentos facilita a execução das tarefas de cada colaborador, já que a ferramenta possibilita localizar a documentação desejada em segundos, bastando apenas uma autorização de acesso à plataforma onde eles estão armazenados de forma segura e transparente.
Como funciona esta gestão?
Como já dissemos, a tecnologia veio para ajudar a promover facilidade, segurança e produtividade no dia a dia corporativo.
Mas, afinal, como funciona a gestão eletrônica de documentos?
Trata-se de um software inteligente que, no primeiro momento, possibilita a digitalização e o arquivamento de todos os documentos que devem ser armazenados em cumprimento a legislação, bem como recibos, contratos, notas, faturas, planilhas e outros registros que fazem parte da rotina da empresa e precisam ser acessados constantemente.
Por meio de um sistema gerenciador, é possível capturar cada um desses registros digitalizados e arquivados em questão de segundos pela pessoa certa, na hora necessária e no local adequado, eliminando o uso do papel.
Só poderão acessar os dados pessoas devidamente conectadas à internet, autorizadas e com a devida identificação por meio de senhas.
Como ter uma gestão eletrônica de documentos assertiva em sua empresa?
Como é possível observar, ao optar pela gestão eletrônica de documentos, você passa a usar processos digitais de armazenamento e acesso aos dados.
Essa opção facilita toda a rotina dos colaboradores, garantindo mais produtividade no dia a dia da empresa e maior segurança no que diz respeito à proteção das informações armazenadas.
Mas, como ter uma GED eficiente na sua empresa?
Primeiro, as necessidades de organização e gestão dos documentos é proporcional ao porte da sua empresa e ao volume de documentos gerados.
Uma dica para ter uma gestão eficiente é começar fazendo uma triagem de todos os documentos existentes na sua empresa, descartando tudo aquilo que não é mais útil e nem precisa ser guardado, para então começar o processo de digitalização de todos os papéis.
Escolher a melhor ferramenta para usar também faz parte do processo de tornar a sua gestão mais eficiente.
Nessa hora, conte conosco. Temos as melhores soluções para você gerir a documentação da sua empresa eletronicamente.
Entre em contato com a OSAS, e saiba como otimizar seus processos.
(Imagens: divulgação)
