Conheça os benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos
O gerenciamento eletrônico de documentos tem como principal função simplificar processos, otimizando todas as operações de uma organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Apesar de estarmos na era digital, à medida que uma empresa cresce, ela vai aumentando o volume de documentos emitidos e recebidos.
Afinal, do jurídico ao financeiro, do pessoal ao fiscal, da cobrança ao atendimento do cliente, tudo envolve coleta de dados e armazenamento de informações.
Documentos tributários, por exemplo, devem ser guardados por até 5 anos, já os que dizem respeito ao depósito do FGTS de colaboradores precisam ser preservados por 30 anos, conforme publicação do Portal Contábeis.
Em um cenário onde arquivos físicos passaram a ser considerados ultrapassados e vilões da produtividade e do bom atendimento, o gerenciamento eletrônico de documentos surge como tecnologia que veio para ajudar na transformação digital e facilitar a gestão documental de uma empresa.
Quer saber por que investir nessa tecnologia e conhecer os benefícios dela para a sua empresa? Continue a leitura e confira.
Confira como a sua empresa se beneficia com o gerenciamento eletrônico de documentos
O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é um conjunto de tecnologias que armazena e preserva arquivos em um software específico, transferindo os documentos físicos para um formato digital, ou seja, um ambiente online.
Ao substituir os processos manuais e baseados em papéis na sua empresa, o GED oferece os seguintes benefícios:
Redução de custos
Manter documentos físicos é mais custoso para a empresa porque envolve despesas com compra de papel, impressão e a necessidade de arquivos para armazenamento dos mesmos.
Logo, o gerenciamento eletrônico de documentos reduz custos na empresa e, segundo publicação no portal Channel 360, uma multiplataforma digital de conteúdo de TI, a economia chega a 38%.
Sem contar os ganhos relativos à agilidade e melhor rendimento dos colaboradores nos processos operacionais com a contratação do GED.
Otimização de tempo
O gerenciamento eletrônico de documentos permite que suas informações fiquem todas organizadas em um único banco de dados, facilitando todo o processo de busca.
Logo, toda a empresa também ganha na otimização do tempo, já que o GED evita as tradicionais buscas em ordem alfabética ou numérica dos arquivos físicos e tarefas manuais, o que demanda muito tempo de trabalho.
Assim, as horas que a sua equipe levava para encontrar arquivos físicos, armazenamento e nos preenchimentos manuais são substituídas por ações que ocupam um curto espaço de tempo, bastando apenas digitar uma palavra-chave ou código de identificação para encontrar o documento desejado e proceder as operações necessárias.
Facilidade de acesso
Além da rapidez em todo o processo de busca, outro benefício do gerenciamento eletrônico de documentos é a facilidade de acesso aos arquivos e a possibilidade de atualizar, editar ou alterar os documentos, tudo online, a partir de qualquer dispositivo.
Outra vantagem é que como as informações ficam todas organizadas em um único banco de dados, é permitido o acesso simultâneo a um mesmo documento entre os diferentes setores da empresa, até mesmo entre os colaboradores que trabalham remotamente.
Para isso, basta apenas uma chave de acesso para que as pessoas autorizadas consigam entrar no sistema.
O compartilhamento das informações entre os diversos setores torna os processos mais ágeis, a comunicação mais assertiva e as decisões tomadas mais seguras.
Aumento da segurança da informação
Arquivos físicos deixam suas informações mais vulneráveis ao acesso de pessoas não autorizadas, da mesma forma que existe um risco maior de perder o documento.
O gerenciamento eletrônico de documentos, por sua vez, oferece mais segurança no sentido de evitar que esses sejam extraviados, pois cópias são providenciadas e a exclusão de arquivos pode ser programada para acontecer apenas com senhas e autorizações especiais.
O GED também oferece um rigoroso controle de acesso, criptografia e trilhas de auditoria, entre outros recursos inovadores para garantir a segurança das suas informações, permitindo que apenas pessoas autorizadas acessem o documento.
Conformidade com legislações vigentes
É importante destacar que a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) prevê que o tomador mantenha todos os dados em sua posse, sejam eles de clientes ou colaboradores, fornecedores e prestadores de serviços sob total segurança.
Logo, o GED também ajuda a promover a conformidade junto à LGPD, garantindo uma gestão eficaz na segurança e na privacidade dos dados pessoais coletados por ela.
Agora que você conferiu os benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos, que tal continuar a leitura e conhecer a solução GED da OSAS?
(Imagens: divulgação)
