Documentos digitalizados: 4 cuidados indispensáveis para gestão pública
O tratamento dos documentos digitalizados em qualquer empreendimento e, especialmente na gestão pública, requer muita atenção, afinal, existem leis a esse respeito que exigem cuidados com as informações.
A tecnologia possibilita que uma administração ocorra sem a presença do papel, ou seja, sem impressões e arquivos físicos que guardam milhares de documentos que normalmente não serão consultados.
Essa ação traz grandes resultados para a sociedade, pois:
- colabora com o meio ambiente,
- diminui custos com papel e tinta,
- evita que documentos importantes sejam perdidos,
- libera espaços antes destinados aos conhecidos “arquivos mortos”.
Além disso, o uso de uma plataforma adequada de digitalização possibilita que em segundos documentos sejam acessados e consultas realizadas, atendendo às necessidades da administração pública e dos cidadãos que buscam por algum tipo de informação.
Neste post, apresentaremos 4 cuidados necessários e indispensáveis com os documentos digitalizados na gestão pública. Continue lendo e saiba detalhes a esse respeito!
Principais cuidados ao usar documentos digitalizados
Como vimos, a adoção de uma plataforma para a gestão de documentos digitalizados é a melhor opção para qualquer organização, seja ela pública ou privada.
Para se ter ideia, uma pesquisa realizada pela Forrester Consulting no Brasil mostrou que a digitalização é a chave e um ponto fundamental para a maturidade digital dos empreendimentos.
Apesar de existir em nosso país uma cultura organizacional bastante voltada à impressão e guarda de papéis, 74% dos líderes e executivos brasileiros apostam na digitalização de documentos para que os empreendimentos definitivamente ingressem na era digital.
Vamos aos cuidados necessários que precisam ser observados:
Garanta a qualidade da digitalização
De nada adianta a digitalização de documentos se a qualidade dessa ação não permite que eles possam ser lidos e reconhecidos.
Desse modo, é preciso contar com ferramentas que garantam a qualidade dos conteúdos e que possam gerar formatos variados para a guarda e preservação eletrônica desses documentos.
Siga todas as normas federais, estaduais e municipais
No Brasil, é fundamental que as informações armazenadas em banco de dados ou fisicamente sigam criteriosamente a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além disso, o Decreto nº 10278/2020 regulamenta as técnicas e requisitos voltados à digitalização de documentos, portanto, é imprescindível que suas diretrizes sejam também atendidas.
Por fim, é importante estar atento a possíveis leis estaduais e municipais que normatizam os processos digitais, estando sempre informado a esse respeito.
Tenha cuidado extra com o armazenamento e compartilhamento
As leis e normas para a digitalização de documentos exigem cuidados com relação às informações, por isso é indispensável contar com plataformas que garantam qualidade no armazenamento e compartilhamento desses materiais.
Algumas funcionalidades importantes dessas ferramentas dizem respeito a:
- correção automática de imagens,
- tratamento avançado das imagens,
- armazenamento em nuvem,
- classificação e tipificação automática de documentos,
- integração com sistema legados.
Use as tecnologias corretas
O uso de tecnologias adequadas e corretas é que fará a diferença no sucesso da digitalização dos documentos para a gestão pública.
Portanto, é fundamental conhecer as soluções da OSAS, uma empresa especializada no assunto e que oferece a centenas de clientes em todo o Brasil suas soluções voltadas à digitalização inteligente, indexação automática e preservação de documentos.
Pode-se contar com o ELLOS SCAN, uma poderosa ferramenta que atende a todas as exigências legais e colabora de maneira efetiva com os empreendimentos que desejam dar um passo importante rumo à maturidade digital.
Além disso, vale a pena conhecer também a solução OSAS voltada ao gerenciamento eletrônico de documentos, conteúdos e informações.
Trata-se do ELLOS ECM que, além de fazer a gestão dos documentos, oferece a implantação de um sistema Workflow, responsável em controlar e automatizar o fluxo de todos os processos e trabalhos realizados pelos servidores envolvidos na gestão pública.
Como se observa, o processo envolve documentos digitalizados e cuidados especiais. Assim, a adoção das ferramentas corretas possibilita que a tecnologia passe a fazer parte da gestão da sua instituição.
Para saber mais a esse respeito, entre em contato com a OSAS e conheça detalhes!
(Imagens: divulgação)
