Como a assinatura eletrônica otimiza o fluxo de trabalho em órgãos públicos?

A assinatura eletrônica torna os processos mais rápidos, seguros e menos burocráticos.

No ano de 2001, através da Medida Provisória MP-2200-2, foi instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), tendo por objetivo, conforme consta no seu artigo 1º, a seguinte descrição:

“…garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”

Apesar da iniciativa, a MP não atingiu o seu objetivo, uma vez que as demandas ainda eram pequenas no que se referia à interação de documentos eletrônicos.

Porém, no ano de 2020, a Lei nº 14.063/2020 trouxe mais praticidade e segurança na interação eletrônica entre pessoas naturais e jurídicas de direito privado e entes públicos.

Neste post, apresentaremos detalhes sobre a assinatura eletrônica e os benefícios dessa tecnologia. Continue a leitura e confira!

Panorama do uso da assinatura eletrônica em órgão públicos no Brasil

O uso da assinatura eletrônica cresce rapidamente em todo o Brasil, onde, de acordo com a Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão, esse foi um dos serviços mais utilizados na plataforma Gov.br no ano de 2023.

Foram emitidas, pela plataforma digital do Governo Federal, em 2023, mais de 50 milhões de assinaturas, um crescimento de 194% se comparado ao ano de 2022.

A sua popularização se deve aos incentivos do Governo que busca acelerar os processos burocráticos no país e diminuir os custos operacionais.

No ano de 2020, o Governo Federal publicou a MP 983/2020, uma medida provisória que dispensa o uso de certificado digital no envio da assinatura eletrônica em algumas operações envolvendo órgãos públicos.

Essa MP foi convertida na Lei nº 14.063/2020, já citada anteriormente e que contribuiu de forma eficaz para o sucesso na digitalização dos processos, uma conquista que tende a crescer cada vez mais em todo o país.

Conheça os diferentes tipos de assinatura eletrônica

Para facilitar e tornar ainda mais acessível a assinatura eletrônica, a legislação classificou ela em três tipos. Confira suas características:

Simples

A assinatura eletrônica simples é voltada para ações de baixo risco, identificando quem assina o documento e possibilitando a anexação de diversos dados em formato eletrônico.

Torna-se dispensável o certificado eletrônico e pode ser utilizado em interações de menor impacto que não exigem a proteção de dados, como, por exemplo:

• agendamento de consultas médicas,
• pedidos de informações públicas, etc.

Avançada

A assinatura avançada precisa estar associada a um certificado eletrônico, identificando o signatário.

Além disso, possibilita-se identificar qualquer modificação posterior no documento assinado, sendo utilizada para:

• abertura, alteração e encerramento de empresas,
• atualização de cadastro junto ao governo,
• transferência de veículos,
• documentos com maior grau de criticidade.

Qualificada

Por fim, existe ainda a assinatura eletrônica qualificada, que mantém o modelo até então existente e que necessita também do certificado digital no padrão ICP-Brasil.

É obrigatória para transferências e registros de imóveis, atestados e receitas de medicamentos sujeitos a controle especial e também em atos assinados por chefes de poder, ministros e órgãos públicos autônomos.

Como os setores públicos se beneficiam com essa tecnologia?

Como se observa, a legislação facilitou muito o uso desse recurso digital, possibilitando a adesão de milhões de pessoas em todo o país.

O primeiro benefício observado a partir da adoção dessa tecnologia diz respeito a uma redução nos custos, uma vez que não existem:

• impressões,
• trânsito de documentos físicos,
• salas e arquivos para o armazenamento dos documentos.

Além disso, observa-se uma otimização dos fluxos de trabalho, pois todas as assinaturas não precisam mais ser coletadas presencialmente, ocasionando um aumento da produtividade.

Outro fator de grande importância está na sustentabilidade do planeta, pois uma quantidade muito grande de papéis são economizados.

Finalmente, o atendimento ao cidadão no que se refere a acessibilidade ganha em qualidade e em satisfação.

Para conhecer mais a esse respeito, faça contato e obtenha detalhes a respeito da solução de assinatura eletrônica da OSAS e seus diferenciais!

(Imagens: divulgação)