A essencialidade dos ofícios na administração pública
Os ofícios são documentos utilizados com bastante frequência na administração pública, voltados a estabelecer uma comunicação oficial entre órgãos, instituições e autoridades.
Normalmente, eles são utilizados para assuntos que exigem mais formalidade e possuem uma grande relevância no dia a dia, como, por exemplo:
- atos administrativos;
- agradecimentos;
- convites;
- nomeações, etc.
Esse tipo de correspondência tem por objetivo atender as formalidades e produzir efeito jurídico, portanto, trata-se de uma comunicação oficial do remetente para o destinatário.
Essas particularidades fazem com que esse documento obtenha uma atenção especial, pois se trata de um assunto que precisa ser priorizado por aquele que o recebe.
Neste post, apresentaremos a essencialidade dos ofícios na administração pública, suas finalidades, diferentes tipos e como a tecnologia pode colaborar com relação a esse assunto!
As principais finalidades dos ofícios na administração pública
Muito utilizado na administração pública, os ofícios são comuns, conforme já vimos, em situações que demandam maior solenidade.
É através desse documento que são oficializados atos e decisões, estabelecidas comunicações com órgãos externos e representantes de outras esferas do governo.
Servem tanto como respostas para notificações e requerimentos formalmente apresentados quanto como uma correspondência oficial que exige atenção de quem a recebe.
Normalmente, esse documento possui as seguintes características:
- brasão ou símbolo do órgão expedidor;
- denominação do documento como ofício e o número do controle interno;
- identificação de destinatário;
- conteúdo da mensagem;
- data, local e assinatura;
- comprovante da entrega (protocolo ou aviso de recebimento).
Os diferentes tipos de ofícios
Existem basicamente três tipos de ofícios, cada qual com objetivos e conteúdos diferenciados:
Informativos
Ofícios informativos são aqueles que tem por objetivo apresentar alguma decisão tomada ou dar ciência aos destinatários sobre alguma situação.
Solicitação
Já os desenvolvidos com o objetivo de obter o retorno do destinatário a respeito de determinado assunto, são conhecidos como de solicitação.
Ordem
Por fim, existem ainda os ofícios de veiculação de ordem, ou seja, uma solicitação formal para que determinada ação seja realizada visando atender a alguma determinação, mas a mesma precisa estar prevista em lei.
Descubra como a tecnologia reduz a burocracia e otimiza o fluxo dos ofícios
Como se observa, os ofícios fazem parte do dia a dia das mais diversas entidades governamentais, portanto, buscar por ações que ajudem a reduzir a burocracia e otimizar os fluxos desses documentos é uma ótima ideia.
A tecnologia está disponível para facilitar e viabilizar esses processos.
Documentos eletrônicos podem ser criados, eliminando a impressão e garantindo o mesmo valor legal a seus conteúdos.
Uma solução que colabora com todo o processo envolvendo os documentos expedidos e recebidos pelos órgãos públicos é o Ellos ECM, uma ferramenta digital que proporciona a seus usuários:
- armazenamento de todos os documentos e informações em um único local;
- definição e organização dos fluxos de trabalhos;
- automação de tarefas através do uso da Inteligência Artificial;
- integração com outros sistemas;
- pesquisas avançadas de conteúdos, etc.
Além de viabilizar todas as operações, a solução realiza a gestão eletrônica de documentos e informações, promove a automação dos fluxos operacionais (workflow) e administra o ciclo de vida de todos os processos, inclusive dos ofícios expedidos e recebidos.
Contar com a tecnologia é dinamizar as operações, contribuir com o meio ambiente, minimizar os erros e enganos, e garantir qualidade no dia a dia da administração pública.
Para saber mais a esse respeito e conhecer detalhes do Ellos ECM, acesse nosso site e confira as possibilidades para integrar processos e documentos em todas as suas operações!
(Imagens: divulgação)
