Descubra como potencializar o uso da circular em órgãos públicos
A circular é uma das principais ferramentas utilizadas no cotidiano das instituições, visando melhorar a comunicação interna.
Desse modo, a falta ou falha nas comunicações é um dos grandes obstáculos encontrados nas corporações, comprometendo a qualidade das tarefas, tanto na área pública como privada.
Conforme uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute (PMI), 64% das organizações consideram que a falta de clareza das informações é um dos maiores problemas enfrentados no dia a dia das operações.
A partir dessa realidade, tornam-se comuns os equívocos, fator que acaba se refletindo em:
- prejuízos operacionais;
- retrabalho;
- aumento dos custos;
- insatisfação.
Neste post, apresentaremos detalhes a respeito do uso da circular em órgãos públicos e o que fazer para garantir a qualidade na comunicação e nas tarefas do dia a dia das operações. Continue lendo e saiba mais!
Entenda o objetivo de cada tipo de circular
A circular tem por objetivo apresentar informações relevantes de forma direta, proporcionando que um grupo específico de pessoas ou todos os servidores tenham acesso a algum assunto importante que precisa ser compartilhado.
É, portanto, um eficiente meio de comunicação interno dos órgãos públicos, mas também bastante utilizado nas empresas privadas.
De uma maneira geral, ela pode ser dividida em quatro categorias:
- informativa– apresentando informações relevantes para os colaboradores;
- normativa– estabelecendo normas, regras e diretrizes;
- instrutiva – apresentando detalhes a respeito de alguma atividade ou processo;
- convocatória – convidando as pessoas para eventos, reuniões ou outras atividades.
De uma maneira geral, a circular formaliza a comunicação, evitando que servidores não tenham conhecimento a respeito de decisões ou informações que precisam ser compartilhadas.
A diferença entre circular, memorando e ofício
Muitas pessoas confundem circular com o ofício e o memorando, no entanto, cada um desses canais de comunicação possui objetivos diferenciados, como veremos.
A circular, como vimos, tem por objetivo passar alguma informação para um grupo ou todos os servidores envolvidos em determinada atividade, ou assunto.
O ofício, por sua vez, é um documento externo, utilizado pelos órgãos públicos visando formalizar alguma comunicação, resposta ou solicitação. Trata-se, portanto, de uma correspondência oficial que possui valor jurídico.
Por fim, o memorando é dirigido a um setor ou servidor em um formato menos formal, podendo ser comparado a remessa de um e-mail, onde determinado assunto é tratado de maneira individual e não amplamente, como é o caso da circular.
Ellos ECM: processos ágeis, seguros e personalizados para órgãos públicos!
Essa é uma solução digital que possibilita a integração de todos os setores de um órgão público, permitindo que a troca de informações ocorra com qualidade e em tempo real.
A partir dessa ferramenta, os processos ocorrem de maneira ágil, quando tecnologias estão disponíveis, visando melhorar a comunicação e disponibilizando o acesso à informação com segurança e de forma personalizada.
Para isso, a solução conta com a Gestão Eletrônica de Documentos e Informações (GED), podendo ser acessada por todos os servidores autorizados em formato 100% Web e compatível com os principais browsers.
Além disso, dispõe também do módulo de Workflow, uma poderosa ferramenta que possibilita o desenho, controle e automação do fluxo das tarefas de cada setor.
Isso significa contar com a Inteligência Artificial (IA) no dia a dia das operações, quando muitos processos são realizados de forma automática e as não conformidades são evitadas e corrigidas pela própria solução.
A integração com outros sistemas e a possibilidade de utilização de dashboards personalizados possibilita uma melhora significativa na produtividade e na qualidade dos trabalhos realizados.
Desse modo, a partir do uso da tecnologia, o ofício e o memorando passam a estar disponíveis para cada servidor. E mais do que isso, a qualidade na comunicação e a automação dos processos evitam erros, transtornos e garantem a satisfação de todos os envolvidos.
Se você deseja saber mais sobre as nossas soluções, entre em contato, estamos prontos para conhecer as demandas da sua organização e apresentar uma solução sob medida!
(Imagens: divulgação)
