ECM: saiba o que é esse sistema e como utilizá-lo na gestão pública

ECM é a sigla inglesa para Enterprise Content Management, em português, gerenciamento de conteúdo empresarial.

Diariamente milhares de dados são inseridos, consultados e sofrem atualizações nos mais diversos segmentos da atividade humana.

Não há como alcançarmos êxito nas atividades se não existir o controle da informação e, mais do que isso, métodos organizados do que fazer com ela, ou seja, quais procedimentos precisam ser tomados para que uma solicitação seja atendida e os resultados sejam obtidos.

O fato é que todo empreendimento precisa tratar dos dados e criar rotinas para os objetivos serem alcançados, fazendo-se necessário o uso de ferramentas tecnológicas que contribuam com essas operações.

Para se ter ideia da dimensão que tomou esse assunto, de acordo com um artigo publicado em 2021 pela IT Chronicles, portal canadense especializado em Tecnologia da Informação, eram gerados diariamente em todo o mundo, naquele ano, 2 quintilhões de bytes, o que significa o número dois seguido de 18 zeros.

Para ajudar no entendimento, um byte equivale a um caractere (letra, número ou sinal).

É preciso lembrar que de 2021 para os nossos dias, esse número já cresceu, portanto, a quantidade de dados processados diariamente continua e continuará crescendo.

Neste post, apresentaremos o ECM, uma ferramenta fundamental para o tratamento das informações. Continue lendo e conheça detalhes a esse respeito!

O que é, exatamente, ECM?

O ECM é uma estratégia utilizada por empresas e instituições que tem por objetivo organizar dados a partir do uso de ferramentas tecnológicas.

Trata-se de um completo gerenciamento de todas as informações que são processadas no dia a dia de um empreendimento e que tem por objetivo atender às diversas necessidades das pessoas físicas ou jurídicas.
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A digitalização desses processos tornou-se obrigatória, especialmente para as organizações que desejam oferecer a seu público:

• rapidez,
• qualidade,
• precisão.

Basicamente, o ECM tem por objetivo trabalhar os seguintes elementos em um processo de otimização de dados:

Captação de informações

A captação de informações diz respeito a receber e organizar de forma sistematizada documentos e conteúdos, como:

• relatórios,
• planilhas,
• cadastros,
• contratos,
• arquivos,
• etc.

A digitalização dessas informações são fundamentais para o acompanhamento dos processos, pois, com alguns cliques, podem ser acessadas e reconhecidas pelos usuários que necessitam de dados para poderem desenvolver suas tarefas.

O processo de captação acontece no cadastramento de dados através de sites, portais ou na recepção das instituições, bem como através do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

O GED é um sistema tecnológico que cuida da gestão de documentos, portanto, é bastante utilizado para transformar dados que estão impressos em digitais.

Armazenamento

A partir da captação da informação, essas precisam ficar à disposição dos usuários que possuem autorização para acessá-las.

O ECM tem por objetivo padronizar e evitar que existam informações duplicadas na instituição, portanto, todas as pessoas trabalham tendo por base os mesmos dados.

Além disso, elas são facilmente acessadas, pois estão armazenadas em servidores (locais ou na nuvem), o que significa que uma pesquisa é realizada em tempo real a partir de uma solicitação, como a digitação do número de algum documento ou através do nome de uma pessoa ou empresa.

O armazenamento digital também é importante no quesito segurança, uma vez que cópias (backups) são realizadas periodicamente, evitando que dados sejam perdidos.

Por fim, os espaços físicos, conhecidos como “arquivos mortos”, não existem mais, porque todos os documentos são digitalizados e armazenados eletronicamente.

Gerenciamento de informações

Como vimos, a qualquer momento e a partir de qualquer lugar é possível fazer o acesso a algum documento quando se utiliza a tecnologia ECM.

Basta que o usuário possua login, senha e esteja autorizado a realizar essa tarefa.

Dependendo da autorização que cada usuário recebe para lidar com essas informações, são possíveis as seguintes atividades envolvendo esses conteúdos:

• consultas,
• inclusões,
• alterações.

O ECM controla todas as tarefas realizadas, a cada acesso fica registrado:

• quem acessou a informação,
• tarefas realizadas,
• a partir de qual dispositivo,
• data e horário do acesso.

Como se observa, toda a operação passa a ser transparente e passível de avaliações, o que colabora para a qualidade dos dados armazenados e possibilita auditorias.

Proteção dos dados

Como já vimos, os dados deixam de estar arquivados em pontos físicos, sofrendo riscos de deterioração e acidentes, como incêndios e alagamentos, e ficam disponíveis no formato digital.

Isso significa qualidade e proteção a todas as informações.

Vimos também que os acessos realizados são registrados, portanto, toda movimentação pode ser conhecida a qualquer momento.

Além disso, backups são realizados e pode-se inclusive criptografar as informações, mesmo que alguém venha a realizar uma cópia, não há como acessá-la, pois os caracteres ficam ininteligíveis para quem não possui o “tradutor” desses conteúdos.

Entrega

O último elemento de um ECM diz respeito a entrega: as informações chegam aos usuários autorizados que necessitam desses conteúdos com rapidez e no formato adequado, no exato momento em que fazem essa solicitação através de algum equipamento digital.

ECM x GED: quais são as diferenças?

Talvez você possa estar se perguntando se essas duas tecnologias são sinônimas, ou seja, fazem a mesma coisa. A resposta é negativa!

Pode-se afirmar que o ECM é uma evolução do GED.

Enquanto o Gerenciamento Eletrônico de Dados cuida da gestão de documentos, digitalizando-o e armazenando em um servidor, o ECM vai muito além.

Além de também atender a essas tarefas, conforme já vimos, o Gerenciamento de Conteúdo Empresarial envolve a disponibilização dos conteúdos de forma global, a todos os usuários que possuam autorização de acesso, enquanto o GED é mais departamentalizado.

Também fazem parte da solução de ECM:

• parametrização das informações,
• gerenciamento de diversos tipos e formatos de conteúdo,
• possibilidade de captura e leitura de conteúdos por reconhecimento óptico.

Quais as vantagens de usar um ECM na gestão pública?

A gestão pública cada vez mais vem se modernizando e oferecendo aos cidadãos serviços de qualidade.

A adoção do ECM é, sem dúvida, uma das melhores medidas a serem tomadas com relação à gestão da informação.

Pode-se afirmar isso com segurança, pois essa solução efetivamente colabora para a:

Redução dos riscos

O primeiro ponto a ser observado é que, a partir da implementação do ECM, eliminam-se os riscos na perda de documentos importantes que possam causar problemas à gestão do órgão.

Além disso, é também uma maneira inteligente de se diminuir custos, pois espaços físicos são liberados para outras atividades, bem como prateleiras e demais móveis envolvidos na estrutura da área de arquivos.

Mais organização

O fato de não existirem dados duplicados colabora com a organização dos conteúdos e arquivos, porém, os benefícios são mais do que isso, já que ocorre também a;

• centralização das informações,
• facilidades e melhora efetiva em todos os processos,
• agilidade nos retornos às solicitações.

Cumprimento da LGPD

A Lei Geral de Proteção aos Dados Pessoais (LGPD) também é atendida com grande eficiência pelo ECM.

Isso se dá a partir do acesso restrito que se dá às informações, onde apenas usuários autorizados conseguem o acesso a esses conteúdos.

Integração com outras plataformas

A solução tecnológica de gestão de documentos possibilita que outras plataformas possam ser integradas ao sistema.

Isso permite uma gestão completamente digitalizada, onde a impressão de relatórios possa ser abolida e todos os processos sejam controlados pelo próprio ECM.

Implementação do processo administrativo eletrônico

Por fim, um bom sistema de gerenciamento de conteúdo possui também o módulo conhecido como BPMS, ou seja, a sigla inglesa de Business Process Management Software.

Trata-se de um módulo que permite que qualquer órgão público implemente uma modelagem e notação de processos personalizados.

A partir do BPMS, sua instituição conta com:

• relatórios e dashboards personalizados,
• validação automática de cadastros,
• pesquisa avançada de conteúdo,
• reconhecimento facial e biométrico,
• check-in e check-out,
• integração com Active Directory,
• assinatura eletrônica,
• criação de formulários personalizáveis,
• histórico inteligente de interações.

Como um ECM oferece tantas vantagens?

Um ECM de qualidade consegue oferecer vantagens e possibilidades em função das diferentes ferramentas agregadas ao produto.

Para isso, é preciso contar com soluções que oferecem possibilidades que agilizam e organizam todos os processos da administração pública, como, por exemplo:

Transformação de imagens em textos

A partir da adoção dessa tecnologia, é possível transformar imagens em textos, ou seja, torna-se possível o reconhecimento ótico de caracteres.

Isso significa que os textos de uma fotografia ou imagem são editáveis, possibilitando modificações que atendam as necessidades de determinada tarefa.

A tecnologia adotada nesse caso é a do Reconhecimento Ótico de Caracteres, utilizando as leituras escaneáveis dos documentos.

Assinatura digital

A assinatura digital é um grande aliado do escritório sem papel, do sonhado modelo paperless.

O reconhecimento legal de documentos online facilita as operações, diminui custos e agiliza processos.

Facilidade para criar e editar documentos

Outra ferramenta que chama a atenção e colabora para facilitar os processos organizacionais da administração pública está na criação e edição de documentos.

A partir de qualquer imagem, é possível criar um novo documento, incluindo ou excluindo campos e fazendo os ajustes necessários para que atenda a determinada demanda.

Existem templates que podem ser utilizados, além de um completo controle de versões a respeito do documento criado, o que significa controlar e saber como o documento foi sendo formatado e recebendo novos campos na medida das necessidades.

A criação de formulários é realizada de forma rápida e fácil, portanto, um grande auxílio para quem precisa de agilidade e qualidade.

Gerenciamento dos processos digitais e físicos

O ECM relacionado ao BPMS, como já mencionado, permite que todas as tarefas e processos sejam “desenhados” de forma a seguirem um fluxo padronizado que atenda a todas as necessidades.

Isso facilita o trabalho do usuário que pode contar com o auxílio da tecnologia para realizar seus trabalhos, onde o próprio sistema alerta para atrasos nas tarefas, esquecimentos no preenchimento de campos ou ainda fazendo consistências e apontando possíveis erros.

Contar com essa tecnologia é melhorar significativamente o atendimento ao cidadão, agilizar e facilitar o dia a dia de todos os envolvidos nos processos e assegurar transparência na administração pública.

Conheça o ELLOS ECM!

Como se observa, a implantação dessa tecnologia é um importante passo na modernização da administração pública, onde o ELLOS ECM é a solução ideal para garantir o sucesso dessa operação.

Desenvolvida pela OSAS, um empreendimento reconhecido pelo mercado brasileiro, tanto no segmento público como no privado, a empresa tem na inovação e na cultura disruptiva o seu DNA.

Voltada a agregar tecnologia inovadora a seus clientes, diversos segmentos de negócios já conhecem suas soluções, como, por exemplo:

• governo (federal, estadual e municipal),
• educação,
• saúde,
• bancos e fintechs,
• transporte e logística,
• indústrias,
• energia.

O ELLOS ECM, como vimos, possui módulos de BPMS, atendendo a todos os requisitos para uma administração pública ocorrer com eficiência, oferecendo retorno para os cidadãos e especialmente para os gestores envolvidos nos processos.

Dentre as funcionalidades já mencionadas e tantas outras que precisam ser conhecidas, o produto possibilita uma completa integração entre Prefeituras, Câmaras e outros órgãos públicos.

A partir da implementação das soluções eletrônicas voltadas aos processos administrativos, as operações são acompanhadas de forma individual, onde nenhum dado é perdido e nenhuma tarefa acaba sendo esquecida.

Como resultado, uma perfeita sincronia entre a capacidade no atendimento aos usuários e qualidade nas informações e decisões tomadas.

Na prática, o ELLOS ECM possibilita que todos os documentos, conteúdos e informações estejam sempre disponíveis, independente do local em que o usuário esteja trabalhando, pois o seu acesso é através da internet, possibilitando que em tempo real seja possível a:

• assinatura de um contrato,
• revisões de tarefas,
• aprovação de orçamentos,
• envio de propostas,
• abertura de um processo,
• acompanhamento de indicadores.

Além disso, todo o fluxo de trabalho pode ser acompanhado, ou seja, é possível mapear todos os processos de forma automática, utilizando o que é conhecido como workflow. Dessa forma, identificam-se imediatamente atrasos nas tarefas.

O próprio sistema sinaliza as tarefas que estão por ter seus prazos vencidos e informa possíveis inconsistências e eventuais falhas que possam ser trabalhadas, evitando erros e enganos.

A partir do uso da solução ELLOS ECM, os dias têm maior rendimento, já que as atividades operacionais e burocráticas contam com a tecnologia a seu favor, afinal, os recursos de Inteligência Artificial (IA) e os robôs estão à disposição para ajudar.

Agora que você sabe mais a respeito dessa ferramenta e das possibilidades existentes para facilitar o dia a dia da sua administração, faça contato e traga suas dúvidas. Estamos prontos para entender as demandas da sua instituição e apresentar as melhores soluções do mercado referente às ferramentas de apoio à gestão pública!

(Imagens: divulgação)