Entenda tudo sobre a digitalização de documentos em órgãos públicos
Não existem dúvidas que a digitalização de documentos é um passo indispensável para a gestão pública que deseja desburocratizar processos, reduzir custos e oferecer melhor atendimento ao cidadão.
Seja no âmbito municipal, estadual ou federal, digitalizar é o primeiro passo para otimizar a rotina dos setores, oferecer um serviço de mais qualidade ao cidadão e adotar práticas sustentáveis no governo.
Nesse sentido, o Decreto Federal n° 10.278, de 18 de março de 2020, representou um importantíssimo marco na desburocratização dos processos e na otimização da rotina de trabalho e atendimento em órgãos públicos e privados, regulamentando normas e dando as diretrizes para que a elaboração e o arquivamento dos documentos digitalizados tenham efeitos legais.
O decreto elimina a preocupação que muitas gestões tinham de digitalizar seus documentos e ainda precisarem mantê-los armazenados fisicamente para efeitos jurídicos e confirma os impactos e a necessidade da transformação digital nas organizações.
Continue a leitura e entenda tudo sobre os impactos e as diretrizes da digitalização dos documentos nos setores públicos.
O impacto da digitalização de documentos em órgãos públicos
Além de representar modernidade e promover a sustentabilidade, a digitalização de documentos em órgãos públicos:
- gera economia aos cofres,
- oferece maior segurança no armazenamento de dados,
- desburocratiza o atendimento,
- garante mais agilidade e qualidade ao serviço.
Conforme publicação no portal do Instituto Tellus, analisando pela ótica da eficiência dos processos, a digitalização de documentos em órgãos públicos reduz em até 97% os custos para o governo.
Fato é que a digitalização otimiza toda a rotina de trabalho e de atendimento, já que elimina a necessidade de impressão de papéis e de coleta de assinaturas, permitindo inclusive que o colaborador possa acessar e editar as informações de uma ficha, por exemplo, de forma online a qualquer momento.
Também elimina a necessidade de um arquivo físico e a preocupação com a segurança do armazenamento dos documentos.
Falando em segurança das informações, com a digitalização ela passa a ficar redobrada, já ela conta com um sistema de armazenamento das informações na nuvem e somente pessoas autorizadas por meio de códigos ou senhas poderão acessá-las.
Por vezes, a digitalização também vai evitar que o cidadão precise se deslocar até o órgão, ficar aguardando em filas para emitir um documento que ele mesmo poderia gerar, a partir de uma chave de acesso.
Quais as diretrizes da digitalização de documentos públicos?
Como já falamos, antes do Decreto 10.278 de 2020, as organizações públicas e privadas precisavam guardar as versões originais dos documentos digitalizados, para que os mesmos tivessem efeito legal.
O decreto que ficou conhecido como Lei da Digitalização de Documentos regulamenta as técnicas e os critérios para a elaboração e armazenamento da digitalização dos documentos, visando promover a desburocratização nos setores públicos e privados e permitir que os mesmos tenham valores legais.
Para a validade jurídica da digitalização dos documentos, a lei prevê que o documento deve ser assinado digitalmente com certificado digital ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
A empresa precisa seguir padrões técnicos mínimos exigidos para a digitalização e o documento deve conter informações estruturadas como: autor, título e tipo documental, data e local da digitalização, identificador do documento digital, responsável pela digitalização, título, hash (chekcsum) da imagem.
Essa lei estabelece também que os equipamentos e sistemas usados para o procedimento de digitalização dos documentos devem:
- assegurar a integridade e confiabilidade do documento digitalizado,
- permitir a rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados,
- confidencialidade dos documentos,
- transparência e segurança na integração entre os programas de comunicação,
- garantir qualidade na imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado.
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(Imagens: divulgação)
