Solução de portal e serviços digitais: conheça o ECM
ECM é a sigla para Enterprise Content Management, ou seja, gestão de conteúdo empresarial.
Trata-se de uma solução voltada a gerir o fluxo de conteúdos e documentos em uma organização, onde as seguintes ações são desenvolvidas:
- captação,
- gerenciamento,
- armazenamento,
- preservação,
- disponibilização.
A implantação dessa tecnologia possibilita a adoção dos conceitos de paperless office, ou seja, um escritório sem papel, além de colaborar efetivamente para a transformação digital de um empreendimento.
De acordo com a Pesquisa Anual sobre o Mercado Brasileiro de TI e Uso nas Empresas, realizada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), a transformação digital sofreu uma antecipação a partir da pandemia do Coronavírus.
Segundo os números levantados, esse processo ocorrido em 2021 antecipou o que estava previsto para acontecer até o ano de 2024, ou seja, as empresas e instituições aceleraram a implementação de processos digitais na gestão de suas atividades.
Neste post, apresentaremos o ECM e de que forma essa tecnologia pode colaborar com o dia a dia das organizações. Continue lendo e conheça detalhes!
O que é um ECM?
Pode-se afirmar que o ECM é uma evolução do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
O GED tem por objetivo fazer a gestão de todos os documentos de uma organização, no entanto, não possui rotinas voltadas ao acompanhamento dos processos, focando tão somente em organizar a parte documentacional de cada departamento.
O ECM, por sua vez, vai muito além disso, pois possui funcionalidades que efetivamente acompanham o fluxo dos documentos nos diversos processos de um empreendimento, portanto, otimiza o gerenciamento de uma operação como um todo e não de forma departamentalizada.
Pode-se afirmar que essa solução possibilita que rotinas de trabalhos sejam digitalizadas, permitindo:
- workflows de processos e serviços,
- otimização e gerenciamento de conteúdos,
- melhora na tomada de decisão,
- colaboração efetiva para o planejamento estratégico.
Quais os benefícios de contar com um ECM?
A implantação de um Portal ECM, ou seja, uma solução que permita que em um único local seja possível acompanhar todos os processos existentes em um empreendimento, possibilita que a partir de qualquer local e momento, documentos e conteúdos sejam acessados.
Essa possibilidade facilita os processos, pois, através dessa poderosa ferramenta, todo usuário autorizado pode:
- assinar um contrato,
- revisar uma tarefa,
- aprovar um orçamento,
- enviar uma proposta,
- iniciar um processo,
- acompanhar indicadores, etc.
Além disso, é possível, através dessa solução, mapear, organizar e acompanhar o fluxo de trabalho de todos os setores, onde a ferramenta, que envolve Inteligência Artificial (IA) e robôs de automação de tarefas, automatiza os processos e controla as suas diversas etapas.
Que segmentos devem investir nessa tecnologia?
O ECM é uma excelente opção para todos os segmentos, inclusive para as instituições voltadas aos serviços públicos.
A solução ELLOS ECM, por exemplo, possibilita:
- integração com outros sistemas,
- relatórios e dashboards personalizados,
- validação automática de cadastros,
- pesquisa avançada de conteúdo,
- reconhecimento facial e biométrico,
- check-in e check-out,
- integração com Active Directory,
- assinatura eletrônica,
- criação de formulários personalizados,
- histórico inteligente de interações.
Para se ter ideia da importância que envolve esse assunto, o Governo Federal já anunciou a abertura de um processo em 2023, para a contratação de soluções voltadas à implantação de serviços públicos digitais.
Essa ação permitirá eficiência no processo de transformação digital do Governo, possibilitando a automação dos serviços públicos e administrativos.
Caso a sua empresa ou instituição queira saber mais detalhes a respeito dessa solução, acesse nosso site e conheça a ELLOS ECM, uma poderosa ferramenta desenvolvida pela OSAS que contribui com a gestão operacional de centenas de clientes distribuídos por todo o país!
(Imagens: divulgação)
