Tabela de temporalidade: como ela pode auxiliar nos processos
A tabela de temporalidade é uma ferramenta necessária para qualquer organização, seja ela pública ou privada, que precisa gerir e atender com eficiência a legislação no que se refere a guarda de documentos.
Atender as leis e organizar todo esse material é comum ao cotidiano das empresas, evitando que esses sejam descartados indevidamente ou permaneçam ocupando espaço sem que esse procedimento seja necessário.
Esse processo envolve o controle de documentos eletrônicos e físicos.
Existem leis que definem o tempo necessário de sua manutenção, ou seja, eles podem ser solicitados e precisam ser apresentados aos órgãos fiscalizadores, bem como atender a outras demandas, sob pena de multas e sanções ao seu não cumprimento.
Neste post, apresentaremos a tabela de temporalidade, qual a sua importância e como ela auxilia no controle dos documentos de uma empresa ou instituição. Continue lendo e confira!
O que é a tabela de temporalidade?
A tabela de temporalidade é um documento utilizado para organizar e controlar os arquivos das instituições e empresas.
Trata-se de um formulário onde estão listados todos os documentos emitidos ou recebidos pelo empreendimento, constando as seguintes informações:
- tipo do documento,
- ciclo de vida,
- frequência de uso,
- prazo de guarda,
- destinação final.
É fundamental que essa tabela seja atualizada frequentemente, por isso é necessário sempre acompanhar as mudanças nas legislações municipais, estaduais e federais.
Além disso, deve-se garantir que os conteúdos de todo o material arquivado estejam sempre em perfeito estado de análise, portanto, legíveis e em condições de serem avaliados, uma responsabilidade de quem faz a sua guarda.
Como a tabela de temporalidade auxilia nos processos
Através de uma pesquisa à tabela de temporalidade é possível saber onde se encontram os diversos documentos da organização.
Além disso, evita que irregularidades sejam cometidas, quando em muitos casos alguns deles são extraviados em função da sua falta de controle.
Para isso, é importante que a atenção para os seguintes controles:
Ciclo de armazenamento
A tabela de temporalidade estabelece o ciclo de armazenamento, ou seja, as etapas ou idades dos documentos que precisam ser guardados.
Essa etapa corrente é aquela onde ele ainda está no seu prazo de vigência, portanto, sendo utilizado com relativa frequência e precisa estar à disposição dos diversos setores que necessitam consultá-lo.
Já a fase intermediária é aquela em que o documento está em seu período transitório, é quando o período de validade está encerrado, porém, por motivos de segurança, faz-se importante mantê-lo a disposição nos casos eventuais de busca.
Por fim, a última etapa é a permanente, quando os materiais deverão ser descartados, ou seja, as consultas são raras e não existe uma obrigação legal para o seu armazenamento, porém, pode servir como prova, possuir valor informativo ou ser de caráter histórico-cultural.
Prazo de guarda
O prazo de guarda determina o período obrigatório de armazenamento dos arquivos e documentos, portanto, obedece à legislação pertinente.
Destinação final
A destinação final estabelece o que deve ser feito com o documento ou arquivo após o término do seu ciclo de vida, ou seja:
- eliminação ou descarte,
- arquivo inativo,
- digitalização,
- armazenamento por microfilmagem.
Com o desenvolvimento da tecnologia cada vez mais crescente, torna-se possível fazer a guarda de toda a documentação em banco de dados, quando, através da digitalização e em tempo real, pode-se ter acesso instantâneo a seus conteúdos.
No entanto, essa possibilidade não invalida a tabela de temporalidade, pois os controles precisam ser realizados e o atendimento à legislação, como já mencionado, é obrigação de todo empreendimento.
Agora que você sabe mais a respeito desse assunto, continue conosco e conheça as 5 tendências tecnológicas para a gestão pública!
(Imagens: divulgação)
