Tecnologia OCR: a solução eficiente para órgãos públicos
O nome da tecnologia OCR vem do inglês Optical Character Recognition, que traduzido significa “Reconhecimento Óptico de Caracteres”.
Trata-se de uma ferramenta que converte os caracteres de uma imagem em um documento editável, ou seja, uma foto de um contrato pode ser transformada em um arquivo texto.
Além disso, essa ferramenta também é a melhor opção para procedimentos mais complexos, envolvendo:
- biometria,
- reconhecimento facial.
A partir da sua implantação, diminui-se as tarefas de digitação de manuais, contratos e todo conteúdo que precisa ser transformado em um arquivo editado, além de permitir a extração de dados de um documento, como, por exemplo, de uma carteira nacional de habilitação.
Neste post, apresentaremos a tecnologia OCR, seus benefícios e o quanto contribui com o dia a dia dos órgãos públicos. Para saber mais a esse respeito, continue a leitura!
5 benefícios da tecnologia OCR para órgãos públicos
Muito provavelmente, você já deve estar imaginando o quanto a tecnologia OCR agiliza processos e pode contribuir com o dia a dia da sua instituição.
A sua implantação traz 5 benefícios que valem a pena serem conhecidos:
Tomada de decisões mais assertivas
A informação é fundamental para a tomada de decisões, portanto, a partir do momento em que se consegue acessar todos os documentos que estejam atrelados a um determinado processo, aumenta-se significativamente a qualidade dos atendimentos.
Com a edição desses documentos, torna-se possível inserir:
- observações,
- comentários,
- links para outros documentos vinculados, etc.
Essa situação auxilia muito as pessoas que venham a acessar esses documentos, facilitando as suas decisões com relação ao assunto que está sendo tratado.
Arquivamento mais seguro
A tecnologia OCR oferece também um método seguro de arquivamento, eliminando-se a necessidade dos arquivos físicos, onde, em muitos casos, documentos acabam se deteriorando ou ainda sendo arquivados de maneira equivocada.
Com a digitalização todos os documentos, ficam armazenados em banco de dados e podem ser acessados a partir da digitação de algum campo-chave, como, por exemplo:
- nome da pessoa ou empresa,
- CPF ou CNPJ,
- número do documento,
- número do protocolo,
- endereço, etc.
Além disso, esses documentos passam a fazer parte da rotina de backups, ou seja, cópias de segurança que garantem a guarda dessas valiosas informações.
Gastos reduzidos
Outro fato importante e imediatamente perceptível com a implantação da tecnologia OCR está na redução de gastos.
Isso ocorre em função da diminuição considerável das impressões e consumo de papel, além, é claro, dos espaços físicos que seriam necessários para a sua guarda.
A produtividade é outro ponto a ser percebido, pois os servidores passam a contar com a tecnologia a seu favor, melhorando os processos e oferecendo serviços que satisfazem o cidadão.
Como se sabe, produtividade é economia e ganho de qualidade.
Acessibilidade garantida
A disponibilização de dados digitais facilita o acesso das pessoas autorizadas aos documentos, uma vez que a partir de qualquer lugar em que houver uma conexão com a internet se torna possível realizar uma pesquisa.
Isso significa diminuir a circulação de pessoas nos órgãos públicos, pois, através do smartphone, micro, notebook ou tablet, é possível realizar consultas e obter esclarecimentos sobre diversos assuntos do interesse do cidadão.
Além disso, torna-se possível realizar a inclusão das pessoas que tenham dificuldades de acessibilidade.
Sistema personalizável
Por fim, a escolha correta durante a implantação da tecnologia OCR permite que essa ferramenta seja personalizada, o que significa ser adaptada à realidade do órgão público contratante.
Esse fato é muito importante, pois é fundamental que a ferramenta se adeque às necessidades da instituição, possibilitando que particularidades sejam atendidas e que os processos sejam desenhados em conjunto por todos os envolvidos.
A tecnologia OCR é uma maneira inteligente de automatizar processos e maiores detalhes a esse respeito podem ser encontrados em nosso site, na página em que apresentamos a solução Ellos SCAN! Conheça a respeito e estaremos à inteira disposição no caso de esclarecimentos!
(Imagens: divulgação)
