Workflow para otimização de trabalhos: conheça os benefícios e como aplicar!
Workflow é uma expressão inglesa que significa fluxo de trabalho.
Trata-se de uma ferramenta que colabora efetivamente na automação e padronização dos processos existentes nas diversas atividades de uma empresa.
A adoção dessa ferramenta permite que todas as tarefas sigam um fluxo padronizado, onde nenhuma atividade seja esquecida, controlando:
- tempo de execução,
- quem realizou a tarefa,
- data e hora do desenvolvimento da ação,
- histórico dos processos realizados.
O sistema também avisa e encaminha mensagens a respeito de possíveis atrasos na execução dos processos e aponta erros ou esquecimentos, realizando uma checagem e consistência das tarefas realizadas.
Neste post, apresentaremos de que forma o workflow otimiza os trabalhos em uma empresa, melhorando a qualidade das atividades e garantindo que todos os processos sejam realizados. Continue lendo e saiba mais a respeito desse importante assunto!
Os benefícios de ter um workflow
Possivelmente sua empresa já vivenciou experiências onde algum colaborador esqueceu de realizar determinada tarefa ou se enganou em algum processo, causando problemas, insatisfação de clientes e em muitos casos despesas que não estavam previstas para aquela atividade.
A implantação de um sistema de workflow diminui significativamente essa situação, pois todas as tarefas podem ser desenhadas e verificadas pelo colaborador no momento da sua execução.
Isso significa um checklist de todo o processo, quando se dá por finalizado os procedimentos sob sua responsabilidade, seguindo com o fluxo previamente planejado.
Além disso, uma boa solução desenvolve de forma automática:
- checagens de informações,
- pesquisas avançadas de conteúdos,
- integração com outros sistemas de gestão.
O resultado dessa operação consiste na diminuição dos erros, enganos e o aumento qualitativo das tarefas desenvolvidas, gerando, consequentemente, agilidade nos processos, diminuição dos custos operacionais e satisfação dos clientes (internos e externos).
Como escolher um sistema workflow?
A escolha de um sistema workflow deve considerar a expertise do fornecedor com relação ao assunto, ou seja, é preciso avaliar o nível de satisfação de alguns clientes que adotam a solução.
Além disso, é preciso verificar quais as funcionalidades que o sistema oferece, tais como:
- relatórios e dashboards personalizados,
- validação automática de cadastros,
- reconhecimento facial e biométrico,
- check-in e check-out,
- integração com Active Directory,
- assinatura eletrônica,
- criação de formulários personalizados,
- histórico inteligente das interações.
Na OSAS, sua empresa encontra o que há de melhor em workflow e o que é ainda mais positivo, uma solução totalmente integrada a importantes ferramentas e tecnologias voltadas a otimização de processos e gestão de documentos.
Como posso otimizar o trabalho dentro da minha empresa com essa ferramenta?
Optar pelo sistema de workflow da OSAS significa otimizar as operações realizadas no dia a dia das atividades empresariais.
A automação dos processos e otimização dos fluxos de trabalho geram eficiência, onde a equipe de colaboradores desenvolve as tarefas com mais segurança e apoiados por uma ferramenta que efetivamente colabora para a qualidade dos resultados.
Todos os controles dos processos passam a ser centralizados em um único local, não permitindo que informações se percam no meio do caminho, quando avisos são emitidos a partir de possíveis falhas na operação.
A diminuição substancial no uso do papel e a redução no consumo de energia elétrica contribuem para que sua empresa se torne efetivamente uma organização voltada a processos sustentáveis.
As tecnologias implementadas em sua empresa geram valor ao seu negócio, tanto a nível organizacional como na melhora da qualidade dos relacionamentos junto aos clientes, fornecedores, governo e parceiros de negócios.
Na OSAS, você encontra uma solução definitiva e que faz toda a diferença no dia a dia da gestão dos seus negócios.
Agora que você sabe mais a respeito do workflow e de que maneira ele pode contribuir para o sucesso do seu empreendimento, acesse nosso site e conheça as soluções que a OSAS oferece a centenas de clientes distribuídos por todo o Brasil!
(Imagens: divulgação)
