Memorando: entenda seu papel na comunicação interna e como otimizá-lo
O memorando é uma modalidade eficiente e sempre atual de comunicação usada por empresas públicas e privadas para transmitir e compartilhar dados e informações com os seus colaboradores.
Segundo a 7ª Pesquisa Tendência em Comunicação Interna, elaborada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), fazer a mensagem chegar aos públicos
operacionais é o segundo maior desafio das empresas.
Esses desafios também estão presentes nos órgãos públicos, como prefeituras, escolas e secretarias, que enfrentam problemas nas suas comunicações internas.
Informações torcidas ou a falta delas, por vezes, provocam atrasos em processos diversos e conflitos, tanto entre os servidores envolvidos quanto no público atendido.
O memorando é um documento interno que contribui efetivamente para transmitir informações claras e objetivas, de forma rápida e eficientemente.
Continue a leitura e compreenda o papel dos memorandos na comunicação interna e como você pode utilizá-los.
Por que o memorando é considerado a melhor forma de comunicação interna?
O portal Rh Pra Você traz uma pesquisa mostrando que 6 a cada 10 funcionários não leem comunicados emitidos pelas empresas.
Muito provavelmente, essa realidade justifica que na pesquisa realizada pela Aberje, citada acima, 78% das empresas se preocupam em evitar o excesso de informações e dados para os seus colaboradores.
Nesse sentido, o memorando é considerado a melhor modalidade de comunicação interna, especialmente em órgãos públicos, porque primeiramente se trata de um meio oficial adotado pela instituição para transmitir algo importante ao servidor.
Logo, esse documento tem o caráter de seriedade e necessidade daquilo que está sendo comunicado, sem contar que ele também tem como principal característica a objetividade e fácil leitura.
Geralmente, as empresas se utilizam dessa modalidade de comunicação para transmitir:
- avisos de interesse geral;
- mudanças na política da empresa;
- adoção de novas regras;
- atualizações em setores.
Logo, ele pode ser enviado, por exemplo, do setor de Recursos Humanos para todos os colaboradores da empresa, ou servir de instrumento de comunicação aos membros de uma única área.
É importante frisar que vários órgãos públicos e empresas privadas também usam memorandos para comunicações externas, principalmente quando se trata de mudanças na política empresarial e adoção de novas regras.
Dicas para evitar erros na comunicação por meio do memorando
Gramaticalmente, o memorando é conceituado como um gênero textual, assim como a carta, ofício e até mesmo o e-mail.
Como já falamos, essa é a melhor forma de comunicação interna, isso porque tem como principal característica apresentar um conteúdo breve, ágil e objetivo, visando facilitar a leitura e informar com mais objetividade.
Quando se trata de um envio interno, a sua parte estrutural deve conter:
- timbre da empresa, mesmo se for digital;
- número do memorando;
- data;
- destinatário(s) (quem recebe);
- remetente (quem está enviando);
- assunto (do que se trata);
- mensagem curta, com linguagem simples e redação objetiva.
Quanto ao conteúdo, nossas dicas para a elaboração de um texto positivo são:
- foque diretamente na mensagem que deseja transmitir;
- evite rodeios, frases longas e muitos parágrafos no seu texto;
- não utilize o mesmo memorando para tratar de mais de um assunto;
- utilize uma linguagem simples, frases claras e objetivas.
Outra dica é na linha “assunto”, ou seja, do que se trata o documento enviado, é interessante tentar ser estratégico para despertar o interesse do colaborador.
Soluções OSAS: sua comunicação interna mais eficaz e conectada!
Um atendimento eficiente ao cidadão começa por uma excelente comunicação interna entre os servidores públicos da área.
A tecnologia também tem contribuído efetivamente para melhorar os processos e os procedimentos na comunicação.
Usando um memorando eletrônico, por exemplo, você garante economia de tempo e recursos financeiros, afinal, ele elimina a necessidade de impressão, assinatura e entrega pessoal.
Os documentos são autenticados por assinaturas eletrônicas e podem ser enviados online, quando necessário, para o número de destinatários desejado, de forma rápida e segura.
Você também terá todos os memorandos que foram enviados arquivados na nuvem, com total segurança, e poderá acessá-lo sempre que for preciso.
Que tal acessar nosso site, para conhecer as soluções OSAS, e conferir como a tecnologia pode ajudar a padronizar e otimizar a comunicação interna, além das tarefas do setor? Esperamos por você!
(Imagens: divulgação)
