Os impactos da GED na gestão pública
GED é a sigla utilizada para a Gestão Eletrônica de Documentos.
Diariamente milhares de documentos são gerados pelas instituições e empresas públicas do nosso país. Por muito tempo essas informações eram físicas, ou seja, em papel.
Toda essa produção precisava ser arquivada para que, em uma eventual necessidade, pudessem ser consultadas, daí então a criação de ambientes físicos destinados a esse fim.
Os conhecidos “arquivos mortos” faziam parte da realidade das instituições, ocupando espaços e precisando de cuidados especiais para evitar que esses papéis ficassem ilegíveis ou fossem perdidos em função de um arquivamento equivocado.
Felizmente, hoje temos o GED, uma maneira simples, inteligente, prática e barata de arquivamento, onde os papéis deixam de existir e as informações são encontradas em poucos segundos através da digitalização desses documentos. Quer saber mais? Leia nosso post e confira!
A importância da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
A implantação da GED modifica completamente o dia a dia das atividades de um órgão público, pois os servidores passam a contar com a tecnologia a seu favor, uma vez que deixam de buscar papéis nos arquivos físicos, para realizar consultas através dos computadores.
Essa tecnologia consiste em digitalizar todos os documentos e gerar arquivos eletrônicos que passam a ser armazenados em um banco de dados.
As modernas soluções da Gestão Eletrônica de Documentos permitem que uma consulta possa ser realizada de qualquer local, desde que exista uma conexão com a internet e o usuário esteja autorizado a acessar as informações.
Desse modo, o atendimento ao cidadão melhora de forma exponencial, uma vez que em segundos se consegue o acesso aos dados solicitados.
Por fim, liberam-se as salas ocupadas pelos arquivos físicos e a preocupação com a segurança das informações é reduzida significativamente, pois os processos de TI preveem a realização de backups, ou seja, cópias para que as informações não sejam perdidas.
Os riscos de uma má gestão de documentos
Com a quantidade de documentos e informações geradas pelos órgãos públicos, não é difícil de se prever que papéis possam se desgastar com o passar do tempo ou serem extraviados.
Isso acontece em função de:
- arquivamentos realizados de forma equivocada,
- documentos ilegíveis em função do desgaste natural,
- ação de insetos que deterioram os papéis,
- papéis perdidos em função da umidade, iluminação indevida e suas consequências.
A partir dessas situações, os problemas são diversos, pois se torna necessário o retrabalho por parte dos servidores na recuperação das informações e o cidadão tem postergado a resolução daquilo que está buscando.
Além disso, a transparência da gestão fica comprometida, pois dados podem ser perdidos, causando transtornos e dificuldades aos responsáveis pelos diversos setores da administração pública.
Descubra como a GED beneficia a gestão pública
A GED não beneficia somente a gestão pública, mas também o meio ambiente e a sociedade de uma maneira geral, pois se reduzem os custos operacionais, agilizam-se os processos e a instituição é inserida como membro ativo na proteção ambiental.
Para se ter ideia a esse respeito, de acordo com o Portal Árvore Generosa, 20 resmas de papel equivalem à derrubada de uma árvore.
Acontece que, além da árvore, o processo de fabricação consome uma grande quantidade de água e energia, portanto, digitalizar documentos significa literalmente contribuir com a preservação da natureza.
Além disso, é preciso considerar outros benefícios com a adoção da GED, tais como:
- aumento da produtividade das equipes,
- transparência através do acesso aos documentos,
- redução de custos,
- satisfação do cidadão e da sociedade.
A Gestão Eletrônica de Documentos pode estar presente em sua instituição, portanto, o primeiro passo a ser dado é conhecer a solução Ellos ECM, uma ferramenta diferenciada que contribuirá para o sucesso das operações. Acesse e confira!
(Imagens: divulgação)
