Paperless: entenda o que é e por que é uma tendência no mundo empresarial
Você já ouviu falar de paperless e como essa prática vem ganhando cada vez mais espaço em todo o mundo?
A expressão inglesa significa “sem papel” e é isso mesmo que acontece nas empresas que adotam essa tendência.
Os escritórios podem e devem mudar suas ações, evitando a prática de impressões e o uso de uma quantidade gigantesca de papéis que todos os dias são jogados no lixo ou que passam a ocupar espaço dentro das organizações.
De acordo com um estudo realizado pela World Wide Fund for Nature (WWF), para a produção de 1 tonelada de papel novo são necessários:
- pelo menos 50 árvores de eucalipto,
- 100 mil litros de água,
- 5 mil kWh de energia.
Neste post, apresentaremos o conceito paperless e como essa prática colabora com resultados positivos em todas as áreas. Continue lendo e conheça detalhes a esse respeito!
O que é paperless?
Paperless é o termo utilizado para que os papéis de uma empresa sejam substituídos por soluções digitais, onde a impressão é evitada e todos os processos passam a utilizar os recursos que a tecnologia oferece.
Isso significa que exceção feita a documentos que legalmente precisam estar impressos e arquivados, e processos onde não exista outra alternativa que não seja a do uso de papéis, todas as demais ações são realizadas sem o seu uso.
Isso significa criar e administrar documentos salvos em mídias eletrônicas que podem ser trabalhados com observações, ajustes, proteção e segurança, além de facilitar todos os processos da gestão, pois esses materiais podem ser anexados e remetidos instantaneamente.
Os empreendimentos estão cada vez mais optando por esse modelo, pois, além de contribuir de forma efetiva com o meio ambiente, os próprios processos são facilitados e todas as movimentações podem ficar registradas, garantindo segurança e transparência nas ações.
Paperless é política para melhorar a cultura interna e ter impacto social
O paperless cumpre um importante papel na política e gestão do empreendimento, pois, a partir dessas ações, cria-se uma cultura interna contra o desperdício que acaba se refletindo nas residências e junto dos familiares dos colaboradores. Como resultado, há:
- redução de custos,
- conscientização ambiental,
- responsabilidade,
- segurança dos dados e informações.
Isso significa que, além de melhorar a gestão de processos e aumentar a produtividade nas atividades diárias da empresa, toda a sociedade acaba se beneficiando com essa estratégia sustentável.
Como iniciar o movimento paperless na sua empresa?
O processo para a implantação do conceito paperless se dá a partir da mudança comportamental de toda a diretoria, lideranças e colaboradores do empreendimento.
Portanto, para se ter sucesso, é preciso compromisso e ferramentas que venham a garantir a gestão dos processos com eficiência e rapidez, situação que tende a acontecer naturalmente a partir da implantação das soluções tecnológicas.
Para isso, a empresa deverá providenciar:
- digitalização dos processos e documentos,
- certificação digital,
- assinatura eletrônica,
- reconhecimento facial e biométrico,
- soluções de workflow,
- conscientização e treinamento das equipes,
- sistemas para a segurança das informações.
A ideia deve envolver todos os participantes dos diversos setores, onde o objetivo é deixar de imprimir e transformar todos os documentos em arquivos digitais.
O sucesso dessa operação depende muito da vontade dos líderes e, especialmente, em contar com fornecedores de qualidade que possam efetivamente colaborar com a implantação das ferramentas de apoio.
Agora que você conhece mais sobre o paperless e sabe o quanto essa estratégia é importante para o seu empreendimento, entre em contato com a OSAS e saiba de que forma nossas soluções podem colaborar com a adoção desse modelo de gestão!
(Imagens: divulgação)
