Workflow no setor administrativo: o que é e quais as suas vantagens?
O workflow no setor administrativo é um grande facilitador para o desenvolvimento das tarefas, evitando erros e possibilitando que as ações ocorram com qualidade e no tempo correto.
Tudo fica mais fácil quando uma equipe de trabalho sabe exatamente o que deve ser feito e, mais do que isso, quando uma ferramenta de apoio é utilizada, evitando:
- erros,
- esquecimentos,
- procrastinação.
Esse é o papel dessa ferramenta que apoia e organiza o fluxo de trabalho dos mais diversos setores de uma empresa, diminuindo riscos e colaborando efetivamente com a operação.
Na área administrativa, saber o que precisa ser realizado e localizar de maneira rápida os documentos é essencial para que se agilize processos com qualidade e segurança.
Neste post, apresentaremos o workflow no setor administrativo, porque utilizá-lo no dia a dia dos trabalhos e quais as suas vantagens. Continue lendo e conheça detalhes!
O que é o workflow no setor administrativo?
Antes de apresentarmos a definição do workflow no setor administrativo, é interessante conferir os dados de uma pesquisa realizada pela Pixie.
Segundo a Pixie, os americanos gastam 2,5 dias por ano buscando por objetos e documentos perdidos no trabalho.
Não é difícil de imaginar que essa situação causa prejuízos à operação e leva os profissionais ao estresse, discussões e grandes aborrecimentos, causando muito desconforto a todos os envolvidos.
O workflow é uma ferramenta tecnológica que colabora na definição e acompanhamento do fluxo de trabalho, onde a estruturação das atividades estão definidas, bem como as pessoas envolvidas e responsáveis por cada tarefa.
Todo esse processo é realizado por um sistema que aponta o que fazer, quando, como e qual o próximo passo de cada tarefa.
Como o workflow impacta a gestão de processos?
O workflow no setor administrativo permite que todos os envolvidos nas tarefas saibam qual o status de cada processo e com quem está a atividade.
Além disso, um bom sistema de workflow sinaliza ao usuário que determinada atividade ainda não foi realizada, monitorando os atrasos, apontando possíveis falhas e colaborando para que nada seja esquecido.
Esse detalhe garante à operação:
- agilidade,
- padronização,
- qualidade,
- facilidades na supervisão.
A partir da digitalização dos documentos, os problemas envolvendo perda de informações não existem mais, pois toda a “papelada”, agora transformada em arquivos digitais, segue com o fluxo e estão associadas às tarefas que precisam ser realizadas.
Vantagens de aplicar o workflow no setor administrativo
Certamente você já está imaginando o quanto o workflow no setor administrativo facilita todas as operações.
Frases como: “esqueci de encaminhar” ou “o documento não foi localizado” deixam de existir, uma vez que todo o processo pode ser automatizado.
Além disso, outras vantagens são percebidas a partir da sua implementação:
Reduz erros e retrabalho
O sistema de workflow aponta possíveis erros que possam estar ocorrendo, evitando, por exemplo, que determinada tarefa seja encaminhada para o próximo passo, quando ainda está incompleta.
Com isso, elimina-se o retrabalho, ou seja, o processo ganha qualidade e os clientes (internos e externos) ficam satisfeitos com os resultados.
Gera mais produtividade
Contar com um sistema de workflow gera produtividade, pois seus usuários precisam apenas cumprir com as determinações das tarefas e fazer o encaminhamento dos processos de acordo com o fluxo previamente definido.
A falta de preenchimento de algum campo ou de uma assinatura em um checklist passa a ser um impeditivo para a continuidade das tarefas.
Isso obriga o responsável a validar o que foi feito e se responsabilizar pelas informações e ações desenvolvidas a respeito da atividade.
Outro fato importante é que as tarefas podem ser programadas para serem cumpridas em determinado tempo, ou seja, o usuário responsável é alertado a respeito dos vencimentos de prazo.
Agora que você sabe mais sobre o workflow no setor administrativo, acesse nosso site e conheça detalhes do ELLOS ECM, uma ferramenta desenvolvida para a otimização dos seus negócios!
(Imagens: divulgação)
